试论新建本科高校二级学院科研秘书工作

试论新建本科高校二级学院科研秘书工作

文章分析了地方新建本科高校的二级学院科研秘书产生的背景、工作职责、现状，明确科研秘书是连接学校科研管理部门与二级学院科研工作人员的重要桥梁，是学校科研管理的重要力量。提出科研秘书队伍建设的措施如下：学校重视，给予相应权利；制定相关制度，保障其权利；加强业务培训，助其职业定位。

标签：新建本科高校；二级学院；科研秘书

在我国，高等教育基本由大学和研究院所完成，它们肩负的最主要任务就是人才培養、科学研究和社会服务。我国高等教育1999年开始扩招，到2002年基本实现高等教育大众化。大学是我国基础研究和科技创新研究的主要生力军之一，随着我国高等教育迅速发展、大众化，地方新建本科院校也契合时机孕育而生，其与国家部属高校和省属高校不同，是由原专科学校单独或者合并升格而来，一般地处地级市，体制上属于省市共建共管。

一、新建本科高校的二级学院科研秘书工作产生背景

据教育部统计数据，我国现有一百七十多所地方新建本科院校。钦州学院属于地方新建本科高校。随着科学技术的进步，国家为了提升科技创新能力，不断加大科研投入，据中华人民共和国统计局2015年11月发布的《2014年全国科技经费投入统计公报》：2014年全国共投入研究与试验发展（R&D）经费13 015.6亿元，比上年增加1 169.0亿元，增长9.9%，而2006年全国共投入研究与试验发展（R&D）经费3 003.10亿元，二者相差4倍多[1]。钦州师范高等专科学校于2006年更名为钦州学院，2006年投入科研经费六十多万元，2014年钦州学院投入科研经费887.95万元，增长幅度超过10倍，同时地方新建本科院校的办学规模不断扩大，师资力量不断增强，造成以前单一科研管理体制（学校科技处工作人员直接与学校各系部搞科研的老师一一联系）无法胜任当前新形势下的科研管理工作。基于以上因素，地方新建本科院校高校的人事结构发生变化——新部门和新岗位产生：如经过人员重组和配置，原来的系部升级为二级学院，产生二级学院的科研秘书等岗位，科技处脱离教务处，成为独立的处级单位等。同时这类地方本科高校的科研管理也开始实行校院两级管理：校指学校的科研管理部门——科技处（科研处），院指由二级学院分管科研工作的院领导和科研秘书。科研秘书是高等教育发展的产物，确切地说是高校科研进步、发展结果的必然产物。

二、新建本科高校的二级学院科研秘书工作的职责

科研秘书在科研管理中起着承上启下、上传下达的重要作用。科研秘书是科研管理的基层管理员，为服务性工作，负责内协外联和日常科研管理的工作。内协外联的工作表现为：在二级学院分管科研的领导授权下及时落实科技处及设在科技处的科学技术协会、社会科学联合会等部门下发的各类通知、制度、文件，使本学院老师及时了解和掌握学校的科研动态，保证学校到学院的科研信息流畅，协助院领导策划好本学院各类学术活动的宣传和服务工作，并邀请兄弟单位

往来交流等。日常科研管理工作包括熟悉各类科研管管理、项目申报等文件，组织本学院的科研人员项目申报、督查项目进展、监管项目及时结题，如项目有延期应督促项目负责人在规定时间内做好延期申请等，组织做好成果登记和报奖、学科建设、重点研究实验室或研究基地等整理工作，协助院领导做好本学院学术交流活动的年度计划上报、完善科研资料的建档、归档工作，完成本学院年终科研工作量、科研奖励计算工作的统计，协助开展科技服务、技术咨询、成果转化等。科研秘书的专业性要求较强：要熟悉各级各类项目的申报，而且熟知各级各类项目研究内容和性质等的差异，了解相关的政策，同时还要求科研秘书熟悉国家关于科研的导向政策，参透各级各类科研文件精神。同时还要求科研秘书要有职业道德——保密，因为他参与科研人员项目申报、资料成果的整理，接触广大科研人员的“科研秘密信息”等。从以上可以看出，科研秘书的工作对象主要面向老师，工作服务性强，繁杂、重复、具有专业性、保密性。

三、新建本科高校的二级学院科研秘书工作的现状

（一）队伍不稳定，工作积极性不高

学校不太重视科研秘书的工作，虽然每个学院都有科研秘书，但截至2015年几乎所有的二级学院的科研秘书都是兼职，换而言之没有专门的编制。同时学校也没有特定津贴，尽管在2014年的绩效科研文件有所体现和规定，但由于各种原因，得不到很好落实。科研秘书工作有的学院由辅导员兼任、有的学院由行政秘书兼任、有的学院由专任教师兼任、有的学院由教务人员或教学秘书兼任等等。由于都是兼职，科研秘书频繁换人，队伍很不稳定。据统计，全校14个二级学院仅有两个学院的科研秘书做了四年，大多是一年换一个，甚至一学期换一个，队伍的不稳定会导致学校科研管理工作脱节，无法保证科研开展顺利进行。由于是兼职，科研秘书只是其所有工作的很小一项，不会花太多时间和精力在此，他必然会首先完成主要岗位的工作，科研管理的工作一般都放到最后。据调查，在2014年以前科研秘书没有津贴，随着学校将科研秘书津贴列入钦州学院教职工绩效考核制度，部分二级学院领导执行学校文件，所以部分科研秘书有补助，津贴为50-600元/月不等，有三分之一的科研秘书没有任何津贴，以上种种揭示了科研秘书的尴尬工作位置，非常不利于学校科研工作的开展[2]。

（二）队伍工作职责不明确，缺乏专业培训

由于科研秘书是“临时工”，一般对自己的工作职责不是很明确，工作态度比较被动，不主动学习各级各类科研管理文件。大多数科研秘书认为自己的职责是把科技处下发的通知和文件，能及时转发本学院的每一位老师，在规定时间上交相关的材料。有个别科研秘书认为只负责转发通知，承担“传话筒”，后续不怎么管，到了交材料时间，借故推脱，迟迟不交材料。大多数科研秘书对各级各类科研项目分类搞不清楚，因为钦州学院很少对科研秘书的工作进行培训。据文献分析，大多数高校，包括985等高水平的高校，均不同程度存在这种情况[3]，缺乏对科研秘书进行岗前培训和在岗出外专门系统培训交流学习。（三）队伍专业素质不高，考核制度缺失

科研秘书大都是研究生学历，但单有学历也是不行的，一个合格的科研秘书要求有良好的个人素质和专业素质。个人素质要求有健康的体魄、良好的沟通能力和良好的职业道德修养。专业素质要求对本职工作有着清晰的认识，并且工作态度认真、负责、有耐心。由于科研秘书都是兼职，没有经过系统培训，整体素质不高，势必影响学校科研管理水平。钦州学院暂时没有针对科研秘书工作管理的任何制度文件，如聘用、岗位职责、待遇、考核管理等文件。唯一有考核并有奖励——评选年度科研管理先进个人，一般在年度科研工作总量排名靠前的二级学院分管科研的领导和科研秘书中产生，而与科研秘书的平时工作完成质量及工作态度无关，毕竟进排名的二级学院一般也较为稳定，意味着科研工作总量排名在后的科研秘书怎么认真工作也是徒劳，从而也助长了其工作的消极态度。从以上可以看出，既没有制度对科研秘书的权利和利益给予保障，也没有制度硬性规定科研秘书必须怎样，而实际上科研秘书都在履行义务（工作），没有权利可言，因此完成的工作质量差别比较大，这显然很不利于调动科研秘书工作的积极性和稳定性，也影响学校科研管理队伍素质建设。

四、新建本科高校的二级学院科研秘书队伍建设的措施

科研秘書是连接学校科研管理部门与二级学院科研工作人员的重要桥梁，在科研过程起着不可忽视的作用，提高科研秘书工作的积极性势在必行。根据现代管理学基本原理——人本原理：人是管理的核心，管理的动力就是人的积极性，即要想管理水平提高，调动人的积极性才是解决问题之根本[4]。这个原理同样适合调动科研秘书工作的积极性。

（一）学校重视，给予相应权利

钦州学院现正在筹建北部湾大学，科研投入逐年增长，重视科研秘书的工作有利于其更好地服务于学院、高校科研管理部门及科研人员。正如马斯洛需要理论和基本人权理论提到的：某项工作应该使得工作人员被尊重，拥有生存权和发展权，这个工作才可能持续做好，即学校既要重视科研秘书（被尊重），也要保障科研秘书的利益（生存权、发展权）。如学校要对科研秘书工作认可，并在日常工作给予其较大自主权和一定决策权，还可以先在大的二级学院可以设立科研秘书专岗，由专职人员担任。给所有科研秘书发放适当津贴，在校级课题评审、中级职称评定给予适当倾斜等。据调查，截至2016年底，钦州学院各二级学院的科研秘书基本实现岗位津贴，即各二级学院的岗位津贴为200-1000元/月不等。

（二）制定相关制度，保障其权利

要有据可依，有理可循，制度制定必先行。应对科研秘书管理制度进行制定，包括科研秘书入职条件，一般认为至少本科以上，根据不同学院对科研秘书有学科背景要求，工作职责、津贴待遇、考核制度等有明确规定。根据考核制度结合科研秘书完成工作态度、质量等发放岗位津贴，完成质量良以上100%发放、合格60%发放，以此体现赏罚分明。此外，科技处工作人员与其打交道最多，可以记录每次工作不同二级学院科研秘书完成的质量和按时提交材料以及工作态度等方面情况，定量考核，并将此纳入考核指标，作为评选年度科研管理先进个人

的重要依据，而不是完全取决于二级学院总的年度科研工作量的排名。

（三）加强业务培训，助其职业定位

建立培训和学习交流机制，有计划地开展培训，以提高科研秘书业务素质。一是学校内部之间的交流，举办科研秘书和科技处以及科研秘书之间相互交流的沙龙；二是参加更高级别的科研管理学术研讨会，和区内外的兄弟院校学习交流，引进先进的管理经验和理念，提高其管理水平。经过培训，科研秘书对自己的职业有了清晰的认识，准确定位，感受职业成就感和归属感，结合职业生涯规划使科研秘书进一步明确科研秘书工作发展前途，进而激发和提高科研秘书对工作的自主学习积极性和热情，充分发挥其应有的作用。

参考文献：

[1]2014年全国科技经费投入统计公报[EB/OL].[2015-11-23].http：//www.stats.gov.cn/tjsj/tjgb/rdcgb/qgkjjftrtjgb/201511/t20151123_1279545.html.

[2]杨寓哲，郭建如.组织文化对院系科研秘书的激励作用分析——以某“985”综合性大学为例[J].高校教育管理，2013（4）：64-71，83.

[3]刘占勇，李晴.国内对高校科研秘书的研究现状与展望——基于对CNKI中“1997～2013年相关文献”的分析[J].南方论丛，2015（1）.

[4]斯蒂芬·P·罗宾斯，玛丽库尔特.管理学（第11版）[M].北京：中国人民大学出版社，2012：55.