电子档案管理和传统档案管理对比分析

科技创新与应用ｆ　２ｏｌ６年第３３期　管理创新　电子档案管理和传统档案管理对比分析　任静　（哈尔滨市中医医院，黑龙江哈尔滨１５００００）　摘一要：随着计算机技术的广泛应用，信息科技水平的日益提高，管理工作的质量和效率也获得了明显的提升。电子档案管理这　方式的应用，有效避免和解决了传统档案管理中存在的一些问题，管理效率明显提高。但是由此而带来的网络安全等问题，也　同样不容忽视。在档案管理发展的进程中，科学合理地提高档案管理水平十分重要：因此应充分了解电子档案管理和传统档案管　理的特点，分析两种管理方式的优点和缺点。文章对此进行了深入细致的分析和探讨，以期为相关人士提供一定的参考和借鉴。　关键词：传统档案管理；电子档案管理；对比分析　纸质资料是传统档案管理存储的主要内容，其存在形式多种多　的真实性与原始性，弥补电子档案管理的不足。　样，如文字、图表等，并且具有一定的保存价值。硬盘和计算机光盘　２电子档案管理的利与弊　是电子档案管理的主要存储介质。电子图表、电子信件和电子文书　２．１电子档案管理的优点　是电子档案的主要表现形式。与传统的纸质档案不同的是，通过利　２．１．１电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展　无纸化的办公模式是电子档案管理的一个特色，在很大程度上　用计算机和网络技术，不仅实现了档案的存储，还实现了资料的传　送和处理。　降低了纸质文件的使用数量。制造纸张的原材料是树木，档案管理　当前，信息化、多元化成为时代发展的主题，对于档案管理的质　所需的纸张少了，所需的树木也会随之减少，因此有效改善了树木　量和效率，人们提出了更高的要求。在很大程度上，传统档案管理无　砍伐的状况，保护森林资源。此外，笔墨、订书钉、曲别针等工具是纸　法满足这一需求。然而，不可否认的是，传统档案的特点，决定了它　质文件的必备工具，随着纸质文件数量的减少，对于这些工具的需　的不可替代性。同时，电子档案管理因其便捷性、高效性等特征，同　求也必然有所降低。　现代人们的生活息息相关，电子档案管理必然是档案管理的发展趋　２．１．２电子档案管理提高了传统档案管理的效率　势。　档案管理工作的主要内容，即档案的归档、存储和查询。传统档　案管理模式下，这些工作所需的时间较多，因此档案管理工作的效　１电子档案管理与传统档案管理的特性分析　Ｉ．１电子档案管理与传统档案管理的共性　率也受到了影响。而电子档案管理模式下，档案归档、存储、查询的　首先，无论是传统档案管理还是电子档案管理，两者的基本原　时间明显缩短，管理效率获得提升。数据传输是电子档案管理所采　理是共通的，电子档案是传统档案发展到一定阶段的产物。、电子档　取的主要方式，既方便了资料的传递和共享，又提高了档案信息管　案管理在传统档案管理的基础上，对其进行优化和整合，并充分运　理和查询的时效性，并且不需要张贴和打印文件。　２．２电子档案管理的弊端　用信息化技术。与传统档案相比，电子档案管理无论在管理方式上，　还是在管理质量以及技术水平上，都明显优于前者。但这一点并不　信息载体的老化和变质现象，是电子档案管理工作中不得不面　否定两者基本原理上的共通性。　对的难题，因此必须加强电子档案的安全备份工作，防止因信息载　其次，电子档案并不能孤立地存在，同传统档案之间有着密不　体变质老化而导致的无法读取资料的问题。目前，云技术是一种较　可分的联系。传统档案所管理的信息，具有很大的真实性，属于社会　为常用和有效的保护方式。　实践数据。电子档案管理，由于受到网络安全、计算机信息安全等潜　电子档案管理的操作程序较为复杂，这就对档案管理人员的素　在隐患的影响，其信息的真实性和可靠性，需要传统的档案资料来　质和专业水平提出了更高的要求。因此为了确保电子档案的真实性　加以保证。　和可靠性，应加强管理人员的技术培训工作。　最后，电子档案的信息量，随着传统档案的出现而逐渐扩大。电　黑客攻击和病毒这些潜在的复杂网络风险，在电子档案的数据　子档案是基于信息技术而建立的，大容量正是其优势之一。各种各　传输和共享过程中，威胁着数据信息的安全，因此应做好信息安全　样的档案信息，都可以存储为电子档案，同时还使资源的共享成为　的管理工作，利用多种方式保护好电子档案资料，如档案加密、网络　可能。由于电子档案是依托计算机技术而存在的，因此在调用所需　防火墙等等。　资料时，十分便利。此外，利用电子档案的记录，在需要查看实体的　虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了　相应的电子档案管理法规，但是一些具体的细则仍不够完善，相关　传统档案时，可以很方便地调出，直接获取所需的资料和信息。　１．２电子档案与传统档案管理上的差异　部门应该推出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护　１．２．１管理方式不同　航。　电子档案实现了档案的一级管理，这是由电子档案的本质特征　３结束语　所决定的，这一点同传统档案存在很大的区别。在传统档案管理工　电子档案管理模式较传统档案管理来说，在很多方面都有了提　作中，工作人员的工作量非常大，在管理档案时，首先需要确定和填　升，最为直观的表现就是档案管理的效率得到提高，电子档案管理　写档案的类型以及日期，然后根据类型的不同选择适当的存储位　方式的出现有利于环保事业的开展。传统档案管理具有其不可替代　置。在电子档案管理工作中，管理人员对于接受到的文件，可以及时　的优势，电子档案管理与传统档案管理两者有着很多的共性，在现　确定档案的档案号，接下来采取相应的主题来标注档案的类型，档　阶段和将来的一段时间内，电子档案管理还不能完全代替传统档案　案号具有唯一性，整个操作过程有着很高的效率。　管理，相关人员应该在进行传统卡当案管理时，良好的融人电子档案　１．２．２保管方式不同　管理的优势，提高档案管理质量。　电子档案存储的载体是硬盘和电子光盘，在长期的存储和使用　参考文献　过程中，硬盘和光盘会逐渐老化，同时由于计算机和现代技术的不　【１】王莉娜．浅谈电子档案与传统档案管理工作的区别ｆＪ］．办公室业　断更新，载体的老化将导致档案信息的失真，档案的正确性和可靠　务，２０１３（５）．　性降低。传统的档案管理在一般情况下，不会出现档案信息丢失的　ｆ２】苏悦，杜丽杰．信息化背景下的传统档案和电子档案的交互作用　问题，并且具有纸质备份。同时，由于无需网络的参与，因此不会受　［Ｊ］．求知导刊，２０１５（１０）．　到病毒入侵的威胁。　［３］刘晔．论电子档案对传统档案管理的挑战［Ｊ】．宁夏大学学报（人文　１．２．３归档方式不同　社会科学版），２００６（６）．　可重复性和可逆性是电子档案不同于传统档案的特性。管理人　［４】齐琳．试论电子档案和传统档案在管理中的区别和联系『Ｊ１．企业文　员修改档案信息时，并不会留下修改的痕迹，人们虽然不再为最初　化（中旬刊），２０１４（９）．　档案归类失误而烦恼，而且可以及时更正错误信息，但是却提高了　电子档案内容失真的可能性。与之不同的是，在传统的档案管理工　作中，在进行归档操作时，同类档案之间的联系较强，摆放档案时，　也是按照科学的顺序来分类的。档案管理人员依照相应的程序来进　行归档操作，因此操作的痕迹将会被保留下来。这一点保证了档案　－［５１易朝晖．传统档案与电子档案并存的理念探讨ＩＪＪ．湖北广播电视大　学学报，２０１４（９）．　『６１郭胜溶．传统档案与电子档案优劣对比分析『Ｊ１．兰台世界，２０１５　（３５）．　２７８——