OA办公系统管理办法

OA办公系统管理办法

为实现公司办公管理自动化，提高日常管理工作的运作效率，同时保证流程运行的有效开展，特制定本办法。 一、职责分工

1. 行政管理部：指定专人负责“公司新闻、档案管理、公司文件、规章制度”等内容发布。同时负责公司宣传橱窗栏的更新。

2. 信息部门：负责OA系统维护技术支持，栏目规划，用户权限管理。 3. 人力资源部：负责及时与信息部门反馈部门及员工岗位变动情况，负责“知识管理”栏目规划和管理。

4. 项目管理部：负责“行业信息”栏目内容收集和发布 5. 技术管理部：负责“技术文件”管理和发布。

6. 经营办/统计部：负责“数据中心”栏目管理和各部门上传数据的管理。

7. 各部门职责：

（1） 公文管理，包括“公司发文审批、工作联系函、规章制度会签、

请示报告”，各部门可依据工作需要选择类别，发起相应流程报批。

（2） OA系统授权用户均可在平台内发布“通知公告、考核公示、会议

纪要”等内容，上一级领导审核后发布。

（3） 公司“内部论坛”面向员工开放，由行政管理部负责管理及答复。 （4） 各部门可上传本部门有关的知识内容，包括部门职责、岗位职责、

权限分工、部门规划、工作计划、培训材料、管理方案等内容。

（5） 上传本部门有关的各类数据报表到“数据中心”对应栏目，包括

日报、周报、月报、季报、年报等报表。

（6） 依据对应栏目发起相关流程，跟踪流程办理时限和结果。流程业

务部门负责“OA系统”中的业务流程支持，包括流程设计解释、表单填写说明等。

二、OA办公系统管理

1. 各部门有电脑及OA账户的用户须在每天上班第一时间登陆OA办公系统，适时刷新OA系统，以即时了解公司的最新信息和相关通知、公告。 2. 各类会议通知要提前2天发布通知，重要会议辅以电话方式补充通知。 3. 对于未有电脑及OA账户的员工、驻外业务人员，由所在部门负责人或内勤人员，进行及时张贴公告，转达有关信息内容，包括销售公司、制造部门、质管部门、后勤管理部等。

4. OA仅为公司内部工作需要使用，严禁将OA用户、密码或相关资料外传。账号密码遗失请立即通知信息管理部门。如上线后长时间离开办公室或外出，应及时退出OA系统。

5. 因岗位变动涉及权限变更，需在系统中填写“ERP及OA权限变更申请”流程，批准后，由信息部门负责设定。

6. 严禁在OA中闲聊或发布与工作无关的任何信息。信息部门在运行期间负责对每日、周系统运行情况进行汇总、总结，并根据需要公布或通告。

7. 严谨高效地办理业务流程和审批，严禁拖延、搁置或不办理。杜绝已上线流程，线下纸质流程及审批行为。系统流程审批事项原则要求一般事务办理、审批应在1个工作日内完成，紧急事务办理、审批应在4小时内完成。

8. 重要数据、资料或文稿、技术文件等涉密文件不提倡以发文、公告等公开在OA系统呈现，需设置相关浏览人权限。

三、试运行考核规定

1. 在OA系统中恶意发布与工作无关的任何信息，给予100-300元/次处罚，造成影响的，依据严重程度给予追究责任。

2. 恶意扰乱OA系统运行环境，私自将OA用户和密码或相关资料外传，给予100-300元处罚，依严重程度追究责任或降级、调岗或解除劳动合同。 3. 无故拖延、搁置或不办理相关业务超过2个工作日的，给予50-200元/次处罚；同时视情节轻重追究管理责任。

4. 奖罚结果由信息部门汇总于OA系统中公布，所罚金额于当事人当月薪资中扣除。 四、附则

1、OA办公系统自2014年10月1日开始试运行，试行过程中的问题，反馈公司信息部门完善。

2、OA系统上线后，常规性的文件和通知，逐步在OA办公系统发布，不再另行发放纸质文件。

2、试运行3个月后，各部门的计算机的现有共享文件夹和文件，需进行关闭。