七台河矿业集团物资供应管理ERP系统业务解决方案
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V5.02 4_1_1_1 日期: 08/04/15 目 录
七台河矿业集团物资供应管理ERP系统业务解决方案 ....... 1 目 录 ................................................ 3 一、方案概述 ......................................... 5 二、企业内部物流流转图 ............................... 6 三、静态数据编码 ..................................... 6 四、公司共用系统参数 ................................. 7 五、采购至入库业务流程管理应用描述 ................... 7 5．1采购至入库总体应用背景方案 .................... 8 5．2采购至入库业务总体应用方案 .................... 9 六、材料出库及消耗汇总业务流程应用描述 .............. 12 6.1材料出库及消耗汇总总体应用背景方案 ............ 12 6．2材料出库及消耗汇总总体应用方案 ............... 14 七、发票、消耗汇总暂估与结算业务描述 ................ 17 7.1发票、消耗汇总暂估与结算应用背景方案 .......... 17 7.2发票/消耗汇总暂估与结算总体应用方案 ........... 17 八、应付单、付款单及核销 ............................ 20 8.1应付单、付款单及核销应用背景方案 .............. 20 8.2应付单、付款单及核销总体应用方案 .............. 21 九．期初单据录入 .................................... 24
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V5.02 4_1_1_1 日期: 08/04/15 9.1应付模块期初单据 ............................. 24 9.2采购模块期初单据录入 .......................... 25 9.3库存模块期初数据的录入 ........................ 26 十.其他相关问题 ..................................... 26
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V5.02 4_1_1_1 日期: 08/04/15 一、方案概述
方案应用目标
本方案目标是解决七台河矿业集团物资供应公司一期物资采供系统,保证自采购至发货至各矿的物流数据准确/及时,做到账物实际相符,同时规范业务操作,减少各操作人员操作压力,为财务核算提供数据. 方案应用业务范围 本方案业务范围为: 1各矿上报临时月计划 2采购合同及后续入库 3采购发票及相应结算 4应付及付款形成核销 5供应材料发货
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V5.02 4_1_1_1 日期: 08/04/15 二、企业内部物流流转图
七台河矿业集团物资供应流程图供应商业务科信审科财务科仓库（质检）矿(材料科)矿（仓库）矿业集团财务部（系统外）不通过招标结果采购合同（采购订单）审批检验（质量、数量）供应商供货审批通过检验合格供应商开具发票各业务科录入发票报账处理形成应付到货结算单列表物流入库(VMI仓库)审批提报临时计划驳回付款申请审批付款各业务科发货检查收款(检查后对材料单进行签字)仓库出库收货消耗汇总重新消耗汇总与发票是否需要转库消耗汇总暂估转库需要形成财务库存 三、静态数据编码
数据编码的基本原则
(1)编码的历史习惯。比如原来已经有编码系统，相关业务人员对此都已熟悉，因此可以考虑全部采纳或在此基础上作部分改动。
(2)编码的含义。对计算机而言，各码位的含义并没有意义，但码位的含义可能会增加业务人员对编码的可读性。对于此，通常的建议是可以适当考虑码位的含义，但不必过多考虑，因为计算机在描述编码的对象时（比如物料），会有很多字段来描述其属性。
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数据编码的基本规则 编码必须建立级次的关系; 各级次编码位数需统一; 编码不能重复;
数据编码内容主要包括：
本方案涉及的存货静态数据编码涉及以下几种: 1公司编码 2库存组织编码 3仓库编码 4部门编码 5人员档案编码 6存货档案编码 7地区分类编码 8客商档案编码
四、公司共用系统参数
五、采购至入库业务流程管理应用描述
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模板编号: 版本: 用友实施方法论——标准模板 V5.02 4_1_1_1 日期: 08/04/15 5．1采购至入库总体应用背景方案
5.1.1应用目标
实现物资采购自采购订单-采购到货-采购入库，形成统一的应用模式，同时采用供应商管理库存模式，实现“0”库存的管理目标。
5.1.2系统边界
维持原手工管理的业务 无
由系统管理的业务
采购订单、采购到货、采购入库
5.1.3应用的业务类型列表
供应商寄存管理采购
5.1.4应用的收发类别
01正常
5.1.5应用的仓库类别
财务仓库（定义为普通仓库） 物流仓库（定义为供应商寄存管理）
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V5.02 4_1_1_1 日期: 08/04/15 5．2采购至入库业务总体应用方案
5.2.1采购至入库总体应用方案
应用方案描述
采购至入库业务以采购订单作为采购业务源头单据，以入库作为完成业务标志。 应用方案流程图
5.2.2采购至入库业务流程描述
采购订单方案描述
采购订单为采购业务的流程起点，采购订单在系统中定义为现实业务中的“采购合同”。
以下为原系统采购订单界面
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说明:a制单角色:各业务科业务员
b审核角色:各业务科科长或信审科.可配置审批流 界面说明: 不显示项目:
表头:版本号 是否补货 是否发运 是否退货 散户 收货方 发运方式 付款协议 本币预付款限额 本币预付款 币种 折本汇率 折辅汇率 供应商发货地址
新增表头显示项目:订单来源 资金来源―――自定义档案 订单来源： 资金来源 到货方案描述
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参照采购订单生成到货单:
此动作由质检科质检员予以维护.维护后点击保存,完成第一步操作. 对到货单进行质量检验:
检验时由质检员填列合格数量,并点击检验完成检验过程. 此时查询到货单,如下图:
然后送审到质检科长完成审批（建议）.
由于系统约定当前存货不允许负库存,因此必须完成入库流程.此步操作由质检科或仓库库管员完成.需要填入,实收数量,并进行签字,以明确责任.
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注意：
1、系统定义供应商寄存管理采购模式下，入库仓库均需为供应商寄存管理，即仓库选择必需为“XXX物流仓库”
2、采购入库单“实收数量”字段必须填具。
5.2.3与其他业务的衔接
1、与材料发货的衔接：采购业务是后续操作的源头。
2、与结算与暂估的衔接：采购订单推动采购发票。
六、材料出库及消耗汇总业务流程应用描述
6.1材料出库及消耗汇总总体应用背景方案
6.1.1应用目标
以采购至入库业务为基础，完成供应公司正常发货，为各结算期统计服务。完成按照供应商汇总发货业务，为按照发货结算服务。
6.1.2系统边界
1、维持原手工管理的业务
暂估单形成应付单、发票生成后冲销暂估 2、由系统管理的业务
各矿材料需求、材料出库单、供应商消耗汇总
6.1.3应用的业务类型列表
01正常
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V5.02 4_1_1_1 日期: 08/04/15 02两建 03外销 04报废 05检斤单 06存续 07单体支柱 08加价 09回收 10特批 11改造工程
www.ufida.com.cn 6.1.4应用的管理费费率类别（自定义档案）
0.03 0.05 0
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模板编号: 版本: 用友实施方法论——标准模板 V5.02 4_1_1_1 日期: 08/04/15 6．2材料出库及消耗汇总总体应用方案
6.2.1材料出库及消耗汇总总体应用方案
1、应用方案描述
以采购入库为准绳，根据实际出库予以区分供应商库存，按照供应商管理库存的思想对实际消耗物资予以汇总，对于发票超过实际消耗的物资，予以转至财务仓库，物流仓库与财务仓库均允许出货。 2、应用方案流程图
6.2.2材料出库及消耗汇总业务流程描述
1、采购需求管理（物资月计划）
采购需求管理定义为各矿材料科用以填具需用材料的单据，即为各矿的临时月计划。可配置审批流。其中需求库存组织应为供应处库存组织
2、材料出库单
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V5.02 4_1_1_1 日期: 08/04/15 原系统界面：
界面说明:表头对应领料类型,领料类型对应标准产品中收发类别； 税率可手工选择,对应标准产品中税率表；
管理费百分比为自定义档案（表头）；管理费为自定义档案（表体），计算公式为管理费＝计划金额或分配金额×管理费百分比
分配价格为自定义档案（表体、手工录入），分配金额为自定义档案（表体），计算公式为分配金额＝数量×分配价格
税额＝税率×计划金额＝税率×数量×计划单价
总金额（表体自定义项），对于不同收发类别而言，除“06存续”总金额＝分配金额＋管理费＋税额；其余收发类别总金额＝计划金额＋管理费＋税额
在辅助查询中使用存量查询，联查到当前库存中按照供应商、仓库该条存货的库存，注意：查询结果为包含未签字单据。
在表头增加自定义项，发往单位（参照部门档案），用于日后统计发往各种单位的单据；
材料出库单需配置两种模版，采用分配到不同业务员模式，正常收发类型的材料
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V5.02 4_1_1_1 日期: 08/04/15 出库单表体只显示 “实发数量”不显示“应发数量”，对于收发类别为“检斤单”的材料出库单，表体需显示 “实发数量”和“应发数量”，其中“应发数量”需由业务科填列，“实发数量”由仓库质检科填列；
材料出库单需配置审批流，由财务对材料出库单进行审批，审批后方可填具实收数量，予以出库； 3、消耗汇总
消耗汇总是供应商管理库存的重要特征，充分体现了，消耗多少采购多少的超市模式特点。
于材料出库单签字出库的部分进行消耗汇总处理,从而进行结算.
对于发票数量高于实际消耗的存货，则需要使用转库单，将存货由“XXX物流仓库”转至“XXX财务仓库”，从而形成消耗汇总予以结算，对于转入“XXX财务仓库”的存货则可以继续出货。
6.2.3与其他业务的衔接
材料出库的存货来源于存货的采购入库； 消耗汇总为期末结算提供了暂估依据
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V5.02 4_1_1_1 日期: 08/04/15 七、发票、消耗汇总暂估与结算业务描述
7.1发票、消耗汇总暂估与结算应用背景方案
7.1.1应用目标
完成供应商发票录入，完成消耗汇总暂估，完成供应商发票与消耗汇总暂估结算
7.1.2系统边界
1、维持原手工管理的业务： 暂估应付的录入、暂估应付的冲销 2、由系统管理的业务：
发票、消耗汇总暂估、消耗汇总暂估结算
7.1.3涉及发票与消耗汇总结算的几种业务情况说明
发票数量 大于 消耗汇总数量 需要做转库操作 由vmi仓库转至财务仓库，重新汇总
结算数量与发票数量一致
发票数量 等于 消耗汇总数量 正常结算，结算数量与发票数量一致 发票数量 小于 消耗汇总数量 正常结算，结算数量为发票数量，剩余留置下次发票到时予以结算
7.2发票/消耗汇总暂估与结算总体应用方案
7.2.1发票及消耗汇总暂估与结算总体应用方案
1、应用方案描述
发票以采购订单为依托，以消耗汇总结果作为结算凭据。 2、应用方案流程图
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7.2.2发票与消耗汇总暂估与结算业务流程描述
1、录入发票
业务科业务员在统计各供应商消耗物资后，要求供应商根据消耗情况开具发票，予以录入发票，发票需根据采购订单生成，录入发票后不与审批，建议录入发票动作由业务员操作，审批发票动作由质检科操作。
2、消耗汇总暂估
在消耗汇总完成后，需要对已经消耗的物资进行暂估操作，此操作是为日后完成结算所必须。
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3、消耗汇总结算
在消耗汇总暂估完成后需对消耗汇总单与发票（已审批）后的进行结算，以完成对前期暂估、本期暂估的冲减。结算完成后，可以在维护结算结算单表予以删除，以完成重新结算。
4、结算查询表
在结算完成后可以通过查询“供应商暂估余额表”“供应商暂估明细账”“暂估月统计”“采购结构差异表”“综合日报”等报表，通过这些报表的查询完成暂估期初数量、金额，本期新增暂估数量、金额，因结算冲销前期暂估（本期暂估）数量、金额，本期期末暂估剩余数量、金额。
7.2.3与其他业务的衔接
1、采购发票来源于采购订单，是供应商货物物权转移的标志；
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V5.02 4_1_1_1 日期: 08/04/15 2、采购发票的审批形成了对供应商的应付；
3、消耗汇总结算为形成供应商暂估应付提供了数据保证；
八、应付单、付款单及核销
8.1应付单、付款单及核销应用背景方案
8.1.1应用目标
对供应商发票应付、供应商暂估应付进行管理，对供应商付款进行管理，通过核销，了解供应商应付款的准确情况。
8.1.2系统边界
1、维持手工管理的部分：
暂估应付单的录入需要在查询暂估报表后需手工录入； 对于本月结算冲销上期暂估的红字应付单需要手工录入； 付款单录入；
2、由系统管理的业务： 应付单、付款单核销； 付款单审批； 应付、付款查询；
8.1.3实施问题
1、应付单、付款单单据模版分配
应付单、付款单模版在修改后需在集团中予以分配，方能在公司中使用。
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在公司档案中设置是否联动，保证单据表头与表体供应商等一致，应付单不建议使用联动，付款单建议使用联动。
8.2应付单、付款单及核销总体应用方案
8.2.1应付单、付款单及核销应用总体业务流程
1、应用方案描述
通过应付单、付款单录入与核销，完成对财务应付与付款的管理，完成对财务应付账款账龄分析。 2、应用方案流程图
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8.2.2应付单、付款单及核销业务流程描述
1、应付单
应付单的形成与发票、发票结算紧密相连，系统约定供应商发票审核后将自动将生成应付单，应付单形成后即形成对供应商的应付。对于消耗数量高于发票数量，本期无法结算的予以暂估，根据暂估形成金额形成应付；对于冲减前期的暂估则需要录入红字应付单。 发票审批后形成的应付单:
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V5.02 4_1_1_1 日期: 08/04/15 通过联查功能查询到发票/订单等.
2、付款单
付款单是描述与供应商结算货物款项时使用的单据，应付单可以配置审批流，付款单的完成意味着对供应商应付的冲减。
3、应付单、付款单核销
应付单与付款单进行核销，核销是指某供应商形成的应付与该供应商付款之间互相对应，
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在核销后形成应付款明细账以便查询:
九．期初单据录入
9.1应付模块期初单据
应付模块期初均以应付单模式录入，应付单两种，分别是期初结算应付、期初暂估应付。
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注意:录入期初单据时修改单据日期为2008-05-01日前,否则不能保存单据;建议录入期初暂估应付时以存货为基准录入,从而为日后暂估结算服务.
9.2采购模块期初单据录入
1、采购订单（用于期初暂估） 系统配置期初暂估业务流程如下：
录入期初采购订单时，需要选择业务类型“期初暂估”。
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V5.02 4_1_1_1 日期: 08/04/15 2、暂估期初录入
暂估期初录入参照业务类型为“期初暂估”的采购订单录入，录入期初暂估时由于需要日后结算，因此必须以存货为基本数据录入。
9.3库存模块期初数据的录入
库存模块期初存货的录入分为两种仓库,即原每个仓库对应财务/物流两种,财务仓库描述为原系统中暂估或入库的库存,物流仓库描述成原系统代入库的仓库.
在录入具体存货时要录入供应商.以便日后统计发货!
十.其他相关问题
1/单据模版中(到货)中的资金来源与订单来源,自动连到采购到货与采购入库无效.
物资需求申请单价需显示计划价
物资需求申请的申请部门连到材料出库单中的收货部门 材料出库单模版供应商没显示出来.
消耗汇总暂估单价取订单价不好使 增加期初暂估业务类型的采购发票
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