文件控制管理程序

文件编号 版本/版次

文件控制管理程序 编制单位 编制日期

计算机系统 打印机 复印机 公司网络办公软件 文件编制人员 文件保管员 体系文件管理需求 外来文件管理需求 文件管理控制过 程 形成具有可行性和适宜性的质量体系文件 易于识别和检索的文件管理系统 文件控制管理程序 技术文件管理程序 记录控制管理程序 使用文件审批率100% 文件更改时受控文件100%更改到位

文件管理控制过程乌龟图

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文件控制管理程序 编制单位 编制日期 1.目的：

通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件编写、修改、发行、废除和管制等得到有效控制。 2.范围：

本程序适用于与管理体系有关的所有文件的控制。 3.职责：

3.1文件编制（修订）、审核、批准权限 文件类型 系统文件 程序文件 作业标准/办法 表单记录 QC工程图 编制（修订） 授权人员 授权人员 授权人员 授权人员 授权人员 审 核 管理代表 管理代表 单位行政一把手 单位行政一把手 单位行政一把手 批 准 总经理 总经理 管理代表 管理代表 管理代表 3.2质量部是管理体系文件控制的归口管理部门，负责批准后的文件分发、收回、销毁及

管制，负责检查监督各单位管理体系文件的管理实施情况。其它管理性文件由各相关职能部门归口管理。

3.3公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准【质量手册】和第二层次程

序文件的发布。

3.4管理代表负责公司内使用的各线第三层次文件的批准发布。 3.5管理代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。

3.6管理代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件。 3.7各单位单位行政一把手负责本部门内的文件、作业标准的审核。

3.8 技术部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情

况，适时安排文件修改的评审。

3.9各单位负责建立本单位使用的与管理性有关的体系文件清单，并进行管制。

4.有关术语和定义：

4.1 技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检验作业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。

4.2管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作

规范等。

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文件控制管理程序 编制单位 编制日期 4.3系统文件：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。 4.4程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。

4.5指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。 4.6表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其

它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。凡具有下列条件者称为正式表单：

a．使用期及保存期超过三个月以上。

b．正式附属于质量手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。

4.7 外来文件 : 国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司内部

所发行的文件数据均属之。

5.文件控制工作流程及工作流程说明： 5.1工作流程(见图表一)

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文件控制管理程序 编制单位 编制日期 图表一：

作 业 流 程 文件管理作业流程 权责单位/领导 表 单 各单位 编写小组/相关部门 【文件修废申请单】 NO 评 审 YES 批 准 外来文件接收 NO 管理代表/授权人员/单位行政一把手 总经理/管理代表 职能部门 质量部/编制单位/使用单位 职能单位 文件编制单位/使用单位 编制单位 管理代表 流程转接下一页 4

文件需求 文件起草/修改 【公司有效文件目录清单】 【管理体系文件审批收发登记表】 YES 文件归档管理 文件发行 文件宣贯执行 收集各使用单位意见 NO YES 意见评审 NO A 文件编号 版本/版次 文件控制管理程序 编制单位 编制日期 废止文件处理 文件废止审批 A 流程转接上一页 总经理/管理代表 相关单位/质量部 【文件修废申请单】 【管理体系文件审批收发登记表】 衡量指标：1、发布使用的文件100%经审批 2、文件更改时受控文件100%更改到位

5.2 文件控制工作流程标准 序号 一 二 流程块 文件需求 文件编写/修订 工作内容或标准 各单位根据质量管理和体系标准要求，确定所需的文件清单。 文件编写 1、质量手册——由管理代表组织编写。 2、程序文件——根据质量管理体系要求策划，由管理者代表组织编制【程序文件】； 3、三阶文件——由各单位一把手组织编制各作业标准／作业办法文件、表单、QC工程图。

4、文件编写格式，按附件1～附件6格式规定要求编写。 文件修订 1.文件运行中，发现文件需要修订时，由原文件编写单位提出，并填写【文件修废申请单】，对其作出相应修订； 2、文件经多次更改（修改状态从0到9时）或文件需进行大5

文件编号 版本/版次 文件控制管理程序 编制单位 编制日期 幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换成新版和新版次，新版次从0次开始。 1.质量手册和程序文件由管理代表审核. 三 审 核 2.各部门内作业标准/办法﹑表单由各单位一把手审核。 3.【管理体系文件审批收发登记表】的审核与相应的文件审核程序相同。 1.编制单位将质量手册、程序文件及其【管理体系文件审批收发登记表】送总经理批准。 四 2.各部门内作业标准/办法﹑表单，由编制单位将文件原稿及批 准 审批发放表一起报管理代表批准。 3.【管理体系文件审批收发登记表】的批准与相应的文件批准程序相同。 1.对于一般的外来文件，如国家、国际标准等统一由职能部门接收、登记、编号、转发，发放时加盖“外来文件”印五 外来文件接收 章。 2.对于顾客提供的技术资料，按【技术文件管理程序】的相关规定进行管理。 1、文件编号：程序文件的编号由质量部在编制【程序文件汇编】时按编号方法一编写。其它三阶文件的编号由编制单六 文件归档管理 位按编号方法二编写。（技术资料的编号格式不包含在内）。编制人员应确保文件编号和发放号其唯一性。表单记录的编号办法由编制单位按编号方法三编写。 编号方法一：质量手册、质量管理体系程序文件的编号方法为： QG/PJ □ □□ 该类别文件的流水号 文件类别号 配司企业管理文件代号 质量手册类别号为1，质量管理程序文件类别号为2. 6

文件编号 版本/版次 文件控制管理程序 编制单位 编制日期 编号方法二：三阶管理性文件编号方法为： QG/PJ □ □□—□ 文件编制单位代号 编制单位内部的该类别文件的流水号 文件类别号为3。 配件制造有限公司企业管理文件代号 文件编制单位代号为： 单位 代号 单位 代号 质量部 A 物资部 W 管理部 B 财务部 D 技术部 Z 企业文化部 I 生产部 J 销售部 X 单位 代号 单位 代号 铸一车间 Q 冷一车间 Y 铸二车间 T 冷二车间 E 准备车间 S 转向泵车间 H 冲焊车间 C 编号方法三： ①质量表单记录编号方法为： TSJL/PJ □□—□ 编制单位代号 编制单位内部的质量记录流水号 TS质量记录的代号 ②质量记录编号（NO：的编号）规则如下： □ □□□□ □□ □□□ 年份 月份 流水号 单位代号 2. 编制单位将审批后的系统文件、程序文件、三阶文件及各式表单的原稿、【管理体系文件审批收发登记表】及电子 版一起报质量部，由质量部系统列帐管理。同时要及时在公司OA体系文件系统上维护，确保纸版文件与电子版文件的统一性。

3.编制单位应对本单位编制的文件底稿进行台帐系统管理。 4.各使用单位主管或授权人员，应建立本单位【有效文件目录清单】和相关记录，负责文件的归档管理。 7

文件编号 版本/版次 文件控制管理程序 编制单位 编制日期 5.各类质量数据、记录及表单的保存期限依据【记录控制管理程序】的相关作业内容进行管理。 6.任何人均不得于正式文件上加以标记、书写或涂改任何文字、符号，否则视为无效文件。 7.相关部门设有专人管理，文件的管理纳入内部审核项目中，以确保数据的正确使用。 1.职能部门将审批后的文件，按【管理体系文件审批收发登记表】中由编制单位确定好的印制份数和发放范围，印发到相关人员及单位。 2.经发行的文件，由质量部以【公司管理体系有效文件目录清单】列册管理，印适当份数，在纸质文件封面上加盖受控章后发行，并请收文单位于【管理体系文件审批收发登记表】上签收(表单除外)。电子版本的文件，设定审批及 七 文件发行 签收人员的权限，自行打印的无受控章的文件为非受控文件。 3.各单位若有发现文件份数不足需求、缺页、破损、字迹模糊，应填写【文件复制申请单】，向职能部门申请补发。 4.当文件、资料已经丢失，持有人应填写【文件复制申请单】，向职能部门、文件编制单位（或外来文件的职能管理部门）申请补发。经核实无误，职能部门则重新印制、发放并记录。 1、文件编制单位负责组织本文件的培训，同时做好相关学习或培训记录。 八 文件宣贯执行 2、各单位组织本单位员工学习相关的文件，并作好相关学习或培训记录。 3、各单位按文件要求指导、执行工作。 九 收集各使用单位意见 意见评审 编制单位负责收集各单位的反馈意见。 文件编制单位负责组织相关单位及领导参与文件意见的评审 第一：应该修改，则接第二款“文件修订” 十 8

文件编号 版本/版次 文件控制管理程序 编制单位 编制日期 第二：若不需修改则接第八款“文件宣贯执行”。 第三：应该废止，则接“文件废止审批”。 1.质量手册和程序文件的废止由管理代表审核. 总经理批准。 十一 文件废止审批 2.各部门内作业标准/办法的废止由各单位一把手审核。管理代表批准。 3.外来文件的废止由管理代表审核. 总经理批准。 1、经过批准废止的文件,应由质量部根据【质量管理体系文件审批收发登记表】发放范围,收回旧版文件,并作好记录。 十二 废止文件处理 2、质量部回收的旧版文件可于文件上画“【×】作费”标识供回收用纸，或进行销毁。若因需要保留作废文件时，保存单位应对这些文件进行标识，防止造成错用或误用。

6.相关文件/数据 序号 1 2 3 4 文件编号 QG/PJ100 QG/PJ200 QG/PJ203 QG/PJ202 文件名 【质量手册】 【程序文件汇编】 【记录控制管理程序】 【技术文件管理程序】 引用处 7. 质量记录表单

序号 1 2 3 4 5

质量记录号 TSJL/PJ01—A TSJL/PJ02—A 名称 【管理体系文件审批收发登记表】 【文件修废申请单】 使用处 保存时间 质量部 各单位 3年 3年 动态 动态 3年 存放 质量部 质量部 质量部 各单位 质量部 TSJL/PJ03—A 【公司有效文件目录清单】 质量部 TSJL/PJ04—A 【公司有效文件目录清单】 各单位 【文件复制申请单】 9

各单位 文件编号 版本/版次

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