档案管理SOP

（档案管理流程图）

各岗位负责人将资料交 到资料员处，签字确认 建立电子版资料库，存放电子版资料及图纸，存贮于移动硬盘。 作废原因： a）与国家、地方、有关部门的法律、法规、标准、规范有严重抵触或被明令禁止；b）已被淘汰的资料；c）本身存在较大错误，被原发布单位用新的资料予以替代的资料 资料员对资料进行编号 资料员将资料归档保存 需要发放的资料 建立资料发放表 建立资料登记表。记录资料名称、编号、副件、复印份数及复印件使用部门等。 需要查阅的资料 需要作废的资料 建立资料借阅表 建立作废资料处理表 确定分发范围，核定分发数额，填写资料发放表 公司员工出示部门负责人批条，填写资料借阅表 填写资料作废处理表

基建开发部总监签字 基建开发部总监签字 基建开发部总监签字 进行分发 资料出借 定期统一销毁 已发放资料按资料发放表限三日收回 需要保留的作废文件，须经基建开发部总监批准后方可保留

基建开发部SOP标准化管理

（档案管理细则）

1、目的

为更好使基建开发部档案管理规范化、科学化，有助于开发部管理，管理统一，形成一条规范化程序。 2、归档范围

2.1 工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收资料等。

2.2 合同：设备采购、工程基建、设计合同、其他合同。 2.3 设备档案：物料、仓库等辅助设备。

2.4 员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。 2.5 标准操作规程。 3、内容

3.1 资料的收集

3.1.1 从新项目开始时，由各岗位负责人将所产生的资料交到资料员处，并签字确认。

3.1.2 资料的原件应交基建开发部办公室归档保存。如使用部门需要项目资料，基建开发部资料员可对其进行复印，并将复印件提供给使用部门。 3.1.3 复印份数及分发情况必须如实记录。 3.2 资料的存档

3.2.1 档案采用按类别分类方式，做到层次分明，便于保管和利用

3.2.2 档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录，方便日后检索，档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成。 3.2.3 基建开发部文员应建立“资料登记表”，记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。

3.2.4 建立电子版资料库，存放电子版资料及图纸，存贮于移动硬盘。 3.3 资料的使用

3.3.1 资料如有分发需要，应由基建开发部总监确定分发范围，核定分发数额。由文员进行复印，核对无误后并进行分发，同时填制“资料发放表”。 3.3.2 公司员工需要查阅相关的档案资料，建立“资料借阅表”，员工借阅必须出示部门负责人的批条，并经基建开发部总监签字同意。 3.4 资料的作废

3.4.1 以下情况资料要进行作废处理:

a) 该资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触，或被其明令禁止；

b) 已被淘汰的资料；

c) 因本身存在较大错误，被原发布单位用新的资料予以替代的资料。 3.4.2 资料作废须由文员上报基建开发部总监批准。

3.4.3 已经发放的资料由基建开发部办公室按“资料发放表”限三日收回。 3.4.4 所有作废的资料必须填写“作废资料处理记录表”，并由基建开发部经理批准后定期统一销毁。

3.4.5 需要保留的作废文件，须经基建开发部总监批准后方可保留。 4、检查

4.1 基建开发部各类应归档文件应集中于档案员管理，任何个人不得私自保存，

更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

4.2 每月底部门负责人将对档案的资料进行抽查，每三个月与档案员共同对所有资料进行一次彻查。

4.3 档案管理应帐实相符，档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。