跟单流程

跟单流程

一 订单

1：订单由订单部文员下发给相应跟单员，订单分为新单和续单，续单可直接给到工厂，时时跟进过程。如是新单，首先要考虑以样品为参照，并仔细核对订单上的产品描述，如尺寸，颜色，材质，形状，电镀等等，如样品与订单要求有出入的，同销售部确定是否以订单要求为准，确定好后，一定要在订单上给工厂做好详细说明，同时建议准备一个放原样的小袋，将详细要求用贴纸写在小袋上，以免某些工厂只看样品不看订单描述导致失误。

2：审核样品和订单描述的同时，跟单员要特别注意以下几点：

a 该款式产品是否容易出现尖锐点，刮手毛边以及产品功能性等一些比较严重的品质问题，在给工厂交接订单的时候一定要给出自己的意见，提醒工厂在大货生产过程中避免和改进问题。

b 注意每个客户的不同要求，要让工厂清晰地知道产品所应达到的标准。

3: 跟工厂交接样品和订单，注意如下几点：

a 交接前做好样品拍照和留底工作，对于合金等在生产过程中原样容易被压膜压掉的，一定要拍照留底，耳环自己一定要留一只做参照

b 和工厂订立专人交接，可以是老板本人及相关负责人，这样可以有效避免丢样丢单以及搞混客户产品要求等现象

c 交接过程中要向工厂详细了解产品生产上的相关信息，如是否需开模，开模要多长时间？材料是否需定做，定做要多久？产品工艺和效果上是否有难以达到客人要求需要建议客人改板的地方（特别注意不能随便听信工厂的说法，一定要同开发部或者相关人员探讨协商）。有任何问题需及时同相关销售人员说明情况以利于销售员第一时间同客户沟通。

d 交接不能单纯以口头形式，需工厂签字后方算完成整个交接过程。

4 对于无原样的订单，一定要核对订单描述是否清晰（材质，大小，尺寸，色号，电镀色，组装等等），如描述不全，同销售员沟通建议客户寄原样或者给与详细的产品信息与高清彩图。

二 确认样

1：跟单员自同工厂交接订单七天内需出确认样（一般情况为一周，对于需开模或定做时间长的产品做特别处理），交接后1-2天跟单员需跟踪工厂样品是否有在安排，无安排的一定要督促工厂马上安排下去。

2：有原样的必须要求工厂给确认样的同时将原样完整退回（合金压膜的退回压后剩余的部件），否则罚以2000元赔偿金。

3：7天内不能寄出的确认样须在2-4天内填写确认样异常表格并同销售员说明情况，以便销售员及时同客户做相关沟通。

4：跟单员拿到确认样后，首先要对样品做以下细致认真的检查。

a 数量

b 材质

c 尺寸，大小，长短

d 颜色，明度，亮度

e 电镀，抛光

f 组装

g 功能性

如与要求不符，需及时退回工厂进行修改。修改正确后方可寄出。

5：所有确认样需填写上清楚正确的信息并给到专门看确认样的相关人员做进一步把关，无签字认可的款式不能擅自做主寄出。

6：确认信息。（一般7-10天内给确认回复）

1 确认：已确认的款式以口头+文字形式通知工厂（交接时间及交接人的签收），核对自己手上与工厂确认样留底是否一致，核对大货生产的时间，如有赶不上交期的一定要第一时间同销售员沟通，以便销售员同客户争取到更多的时间。

2 不确认：根据销售部给到的不确认信息催促工厂进行第一次修改，无特殊情况修改

应在3-4天内完成。

第二次修改应形成记录，由部门主管以及经理作出最终如何修改的决定。

3 超过10天未得到确认回复的要考虑申请延期，申请延期表上需备注详细的信息（几号下单，几号出确认样，几号寄确认样，确认后需多少天完成大货生产），信息不清不楚的将被视为无效延期。所有延期报告需经孙总审批签字后方生效。

7：一般情况下，工厂的确认样，测试样，大货样，扫描样等需要求同时给与跟单员，以上样品必须以签收的形式交接清楚。

三 ：测试样

1：跟单员需明确客户的测试要求（不同客户测试标准不一）

2：通常情况下测试量为成品数量+配件8克。对于需要两次测试样的客户（如Target抽黑标）必须要求工厂一次性给我们。

3：拿到足量的测试样后，跟单员需自行对测试样进行功能性的检查。内容包括：重金属含量检测，电镀测试，外观正确性的检查，拉力，摔落，尖锐点，刮手毛边测试等。

4：测试样需通过富佳实验室测试OK后方可交与销售部寄出，保证测试的一次通过。

5: 测试样必须在两周内寄出，如由于测试样延误导致不能按时出货的，对相关责任人也必须进行处罚，后果工厂自付。

6：测试过程中遇到任何难以克服和解决的问题需同上级及时反映情况，以便尽快做出应对策略。

四 大货

1：自确认样确认后，跟单员需做好大货生产的前期——中期——后期检查，按公司规定要求保证大货的到货时间。

前期：监督工厂及时备料，确保材料的准确和材料质量，特别注意，前期检查中需将工厂所备的材料各带回一些给到富佳实验室进行测试。

中期：检查大货颜色，电镀，工艺，效果，组装等各方面是否达标，有问题的一定要及时进行处理和解决。

后期：检查包装方式是否正确（仔细核对卡片，条码，装袋，装箱等相关包装信息）

2：保证大货与确认样的一致性。

3：跟单员需清楚知道自己手上每张订单工厂的生产进度，发现任何问题需第一时间予与处理和解决。

五 大货样

1：不同客户对于大货样有不同的数量要求，跟单员下单时就应告知工厂大货样要求的数量。通常，大货样同确认样和测试样一起给到，最迟不得晚于订单交期前一周。大货样和扫描样交与包装部相关人员进行包装。

六 验货

1：前，中期检查并记录中期验货情况。

2：从大货中抽检订单数量的5%以上，在验货报告中形成详细的验货说明。

3：由跟单员根据实际情况开据验货报告给工厂，跟单员将抽检情况及验货报告及时交于质检部。验货不过的一定要工厂返好OK后方能出货至我司。

七 出货

跟单员须协助，配合包装部正常的出货计划。

跟单员素质和能力要求

1） 责任心：一个好的跟单员，最重要的一点就是要有强烈的责任心，有责任才会有压力，有压力才会有动力和工作热情，只有肩负起强烈的责任感和使命感，工作过程中遇到的困难和麻烦才能第一时间得到有效地处理和解决。

2） 时间管理能力：一个好的跟单员，必须学会如何管理和规划自己的时间，区分好哪些是紧急又重要的事情，哪些是不紧急但很重要的事情，哪些是紧急但并不重要的事情，哪些是不紧急也不重要的事情。跟单员每天需完成两件事情：1.当天必须完成的事情 2.当天应该完成的事情。

3） 自主思考能力：跟单员跟单过程中遇到问题切忌采取回避，拖延，置之不理，抱怨等态度，应动脑主动思考如何应对和克服所遇到的麻烦。

4） 分析和预测能力：跟单员在时时跟进订单的过程中要有分析和预测的能力，这样可以有效避免更多的问题产生，同时也便于生产以及交货的安排。

5） 人际关系处理能力：处理好同工厂，同事，上级等所有人员的关系，能帮到他人的积极帮助他人，同样，在你需要人家帮助的时候，人家也会很真诚的帮你。

6） 专业知识：跟单员在跟单过程中要不断地总结和累积相关的饰品经验。了解产品的材料特点，产品特性，款式，质量，工艺等各方面信息，只有对所跟的产品熟悉才能更高效率的把工作做好。