档案综合管理制度汇编

中山市XXXX局

中山市XXXX局综合档案室

二○○七年六月

档案综合管理制度汇编

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目录

1、中山市XX局档案综合管理实施办法…………… 2、中山市XX局档案分类编号方案………………… 3、中山市XX局各类档案归档制度…………… 4、中山市XX局各类档案保管期限表……………… 5、中山市XX局档案保管和库房管理制度………… 6、中山市XX局档案保密制度……………………… 7、中山市XX局档案利用制度……………………… 8、中山市XX局档案鉴定销毁制度………………… 9、中山市XX局综合档案室职责…………………… 10、中山市XX局档案员岗位职责及考核办法………

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中山市XX局档案综合管理实施办法

第一条为加强我局档案的科学管理，充分发挥档案的作用，更好地为我局各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省机关档案工作业务建设实施办法》等有关法律法规，结合我局档案工作的实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指本局在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、基建、会计、声像、实物、业务等不同载体和内容的文件材料，它是本机关在各项工作活动中形成的历史记录，反映本机关不同时期的历史面貌，是本局工作查考、制定决策的重要依据。

第三条机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史面貌的一项重要工作，必须加强对档案工作的领导，将其列入本局的工作计划，统筹安排，保障档案工作的顺利进行。

第四条本局档案工作坚持统一领导、综合管理的原则，由分管办公室工作的局领导负责主管全局档案工作；办公室下设综合档案室，并负责管理综合档案室的日常工作；综合档案室配备专（兼）职档案管理人员，负责具体档案业务工作。

第五条本局档案工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导。

第六条本局在各项工作中形成的所有档案，包括文书、基建、会计、声像、实物、业务等档案，均由本局综合档案

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室统一保管，任何部门和个人不得擅自留存，以确保档案的完整和安全。

第七条本局在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料，由各部门初步整理后，及时向综合档案室移交；业务档案则由业务部门整理完毕之后，再向综合档案室移交。归档的文件材料必须齐全、完整、准确。

第八条综合档案室负责档案材料接收后的归档、管理工作，对各门类、载体的档案，都要进行系统化整理，保持归档材料之间的历史联系，区分保存价值，便于利用管理，并编制各类档案的检索工具，积极主动提供档案利用，开发档案信息资源，为本单位各项工作服务。

第九条综合档案室要建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定准确编制档案工作统计报表，及时上报档案行政管理部门。

第十条综合档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经档案鉴定领导小组审核、分管档案领导批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。

第十一条机关的档案库房应做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施。要定期检查档案保管状况、对破损的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。

第十二条综合档案室要建立健全档案的借阅制度，根据

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档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批权限。

第十三条档案人员要忠于职守，遵纪守法，具备档案管理的有关专业知识，熟悉业务技能，能胜任本职工作。档案工作岗位人员要相对稳定，确因工作需要调动时，应在离职前办好交接手续。

第十四条综合档案室应按时向市档案馆移交由本局制发的、或由本局收到的省级以上（含省级）政府及政府部门颁发的正在执行的非秘密现行文件；在本单位保管已超过10年的永久、长期文书档案，连同档案目录和有关的检索工具一并向市档案馆移交。

第十五条根据《中华人民共和国档案法》有关条款及其它法规的规定，对在档案工作中做出贡献的档案工作人员和有关人员给予适当的奖励。对违反国家档案法规和本局有关规定的，应依法给予处罚和通报批评。

第十六条本办法自文件下达之日起执行，由中山市XX局办公室负责解释。

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中山市××局档案分类编号方案

为了加强我局档案工作业务建设，提高档案综合管理水平，实现档案分类整理、排列、管理的标准化和规范化，促进档案业务管理水平的提高，以更好地为我局各项工作服务，根据《广东省机关档案分类办法》，结合我局的实际情况，特制定本方案。

一、分类原则

1、档案分类原则是以本局所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。 3、本办法适用于对本局全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。

二、类别设置

本局档案共分六大类：文书档案（Ａ）、基建档案（Ｂ）、会计档案（Ｄ）、声像档案（Ｆ）、实物档案（Ｈ）、业务档案（Ｇ），大类用英文字母作代字，大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。

大类及属类设置如下： Ａ文书档案 Ｂ基建档案 Ｄ会计档案 Ｄ１报表

Ｄ２账簿 Ｄ３凭证 Ｄ４其他 Ｆ声像档案

Ｆ１录音带

Ｆ２录像带 Ｆ３照片

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Ｆ３.１ 会议接待类 Ｆ３.２ 文体活动类 Ｆ３.３ 实物照片类 Ｆ３.４ 其他类

注：从2006年开始，照片档案不再分属类。

Ｆ４光盘及其他

Ｈ实物档案

Ｈ１锦旗类 Ｈ２奖杯奖牌类 Ｈ３纪念品类 Ｈ４其他类 Ｇ业务档案

Ｇ１××类 Ｇ２××类 ………… 三、编号方法 1、文书档案的编号：

（1）2000年以前，文书档案采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字＋保管期限代号＋目录顺序号＋案卷号。其中保管期限代号永久为1，长期为2，短期为3，永久长期合编为12，永久长期短期合编为0。 例：A０.1—1

案卷号（第1个案卷） 目录顺序号（第1条目录）

保管期限代号（永久、长期、短期合编） 大类代字（文书档案） （2）2000-2003年文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：

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大类代字＋保管期限代号＋目录顺序号＋件号。其中保管期限代号永久为1，长期为2，短期为3。

例：A1.１—1

件号（第1件）

目录顺序号（第1条目录） 保管期限代号（永久） 大类代字（文书档案）

（3）2004年开始，文书档案仍采用单件归档方法，但其编号结构模式改变为：大类代字＋保管期限代号＋年度＋件号。保管期限代号永久为1，长期为2，短期为3。

例：A1.2004—1

件号（第1件）

年度

保管期限代号（永久） 大类代字（文书档案）

2、基建档案按工程项目组卷，其编号的结构模式为：大类代字＋工程项目代号＋案卷号。 例：B1—1

案卷号（第1个案卷） 工程项目代号（第1项工程） 大类代字（基建档案） 3、会计档案的编号，其结构模式为：大类代字＋属类代号＋目录顺序号＋案卷号。 例：会计凭证的编号 D3.1—1

案卷号（第1个案卷） 欢迎共阅

目录顺序号（第1条目录） 属类代号（会计凭证） 大类代字（会计档案） 4、声像档案的编号

（1）录音带、录像带的编号，其结构模式为：大类代字＋属类代号＋案卷号。

例：录音带

F1-1

案卷号（第1盒录音带） 属类代号（录音带） 大类代字（声像档案） （2）照片档案的编号

2006年之前的照片档案在整理时，一个照片档案册为一个案卷，其编号结构模式为：大类代字＋一级属类代号＋二级属类代号＋案卷号。

例：F3.1-1

案卷号（第1本照片册） 二级属类代号（活动类照片） 一级属类代号（照片档案） 大类代字（声像档案） 2006年开始，照片档案不再分属类，其编号的结构模式为：大类代字＋属类代号＋保管期限代号＋年度＋组号＋张号。一次活动形成的照片为一组，每个年度的组号均从1开始编，每组照片的张号也从1开始编。保管期限代号永久为1，长期为2，短期为3。

例：Ｆ３／２／2006／１／１

张号（第1张）

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组号（第1组，即第1个活动） 年度

保管期限代号（长期） 属类代号（照片档案） 大类代字（声像档案）

5、实物档案的编号,其结构模式为：大类代字＋属类代号＋件号。 例：H1-1

件号（第1件） 属类代号（锦旗类） 大类代字（实物档案） 6、业务档案采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字＋属类代号＋案卷号。

例：G1-1

案卷号（第1个案卷） 属类代号（××类） 大类代字（业务档案） 四、本办法自发布之日起执行，由本局档案室负责解释。

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中山市XX局各类档案归档制度

一、文书档案归档制度 （一）归档范围

凡是本局党务、群团、行政管理活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料均属文书归档范围，具体范围按《文书档案保管期限表》所列条款执行。

（二）归档要求

1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。 2、按照归档原则和本镇制定的档案分类编号方案进科学规范化的归档，确保文件材料之间的有机联系，真实地反映本局历史面貌，便于查找利用。

3、从200?年开始采用单件归档方法。所有文件材料按年度归档，并根据《文书档案保管期限表》的规定，准确划分档案材料的保管期限。

4、归档文件材料应逐件在文件首页上方空白处加盖档号章，并填写各项目内容。每份文件单独装订，单独编页号。永久、长期保存的档案在装订时应去除金属物。

5、归档的永久、长期档案应编有《归档文件目录》一式三份，并附上年度归档说明，其中一份随相应的文件放在档案盒内，其余用于制作档案目录；短期文件目录一式二份，其中一份随相应的文件放在档案盒内，一份用于制作档案目录。

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（三）归档时间

每年的6月底前完成上一年度形成的文书档案归档任务。

二、基建档案归档制度 （一）归档范围

本局各个基建项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的有查考利用价值的文件材料均属基建档案归档范围，具体范围按本镇《基建档案保管期限表》所列条款执行。

（二）归档要求

归档的基建档案必须完整、准确、系统，以保障管理、维护、改扩建的需要。基建文件材料按工程项目组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按A4（297mmX210mm）的规格折叠成统一的幅面。

（三）归档份数

比较重要的一式二份，一般的一份，并编制基建档案目录一式二份。

（四）归档时间

工程竣工后，在三个月内将全套竣工图和全部文件材料向综合档案室移交。

（五）归档手续

基建材料归档时，必须履行交接手续，填写移交清单一式二份，交接双方在交接清单上签字。

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三、会计档案归档制度 （一）归档范围

本局在会计工作中形成的各种会计报表、帐簿、凭证等会计材料均属会计档案归档范围，具体范围按《会计档案保管期限表》所列条款执行。

（二）归档要求

1、归档的会计档案必须齐全完整。

2、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐，装订牢固。

3、装订时应注意调节案卷的厚薄，利于保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚、加盖经办人印章。

（三）归档份数

凭证、帐簿、年报表一式一份。 （四）归档时间

当年的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由会计部门保存一年。期满后，向综合档案室移交。

（五）归档手续

会计档案移交时，由会计人员列出清单一式两份，交接双方在交接清单上签字，双方各持一份备查。

四、声像档案归档制度 （一）归档范围

本局在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的声

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像图片材料，包括光盘、录音带、录像带、照片、底片等，均属声像档案归档范围，具体范围按本局《声像档案保管期限表》所列条款执行。

（二）归档要求

1、归档的声像档案必须详细说明摄录时间、地点、人物、主要事由和摄录人。

2、声像档案必须清晰、完整。

3、对有保存价值的声像档案，由摄录人在摄录工作完成后及时整理，照片档案要将照片、说明与底片对应夹好，录音、录像档案要将音、像带与说明对应夹好。

4、归档的声像档案必须是原版原件，按类分组。 （三）归档份数 一般为一式一份。 （四）归档时间

声像档案应在拍摄录制完成后一个月内，向综合档案室移交。

（五）归档手续

声像档案归档时，必须履行交接手续，填写移交清单，一式二份，交接双方在交接清单上签字。

五、实物档案归档制度 （一）归档范围

1、本局获得的奖状、奖杯、奖旗、牌匾、证书等；

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2、本局已停止使用的印章；

3、上级领导或名人、相关友好单位在检查、交流活动中题写、赠送的字画、纪念品等。

（二）归档要求

1、应归档的实物材料必须齐全、完整、集中存放。 2、实物材料分属类并按时间顺序排列、编号、编目。 （三）归档时间

实物档案在其形成后一个月内，由经办人说明有关情况，交综合档案室登记归档。

（四）归档手续

实物档案归档时，必须履行移交手续，填写移交清单一式二份，双方在清单上签字，各留一份备查。如有特殊情况，经综合档案室登记后，可暂由经办人单位或经办人保管。

注：如本单位还有其他类别档案，其归档制度请按以上格式拟出，跟在本份制度后面。

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中山市XX局各类档案保管期限表

（请各单位根据自身实际情况拟出各类档案的保管期限表，建议用表格式方法列出） 例：会计档案保管期限表

序号 一 一级类目 二级类目 会计 1、原始凭证和记帐凭证 凭证 2、涉外会计凭证 1、总帐、日记帐、明细帐 会计 2、现金出纳帐、银行存款帐 账簿 3、辅助帐簿 4、固定资产明细帐 会计 1、单位会计预算、决算年报 报表 2、单位会计预算、决算月、季报 1、会计移交清册 2、会计档案保管清册 其它 3、会计档案销毁清册 4、银行余额调节表、银行对帐单 保管期限 15年 永久 15年 25年 15年 5年 永久 5年 15年 永久 永久 5年 二 三 四 实物档案保管期限表

序号 1 2 3 4 5 6 牌 本局获得市级（含）以下的荣誉证书、奖状、奖旗、奖牌 本局以前使用过，现已停止使用的印章 上级领导、名人重要的题写字画 上级领导人一般的题写字画 本局与其他单位在友好往来活动中接受的赠品、纪念品 类目 本局获得省级（含）以上的荣誉证书、奖状、奖旗、奖保管期限 永久 长期 长期 永久 长期 长期 欢迎共阅

中山市XX局档案保管和库房管理制度

一、档案是党和国家的宝贵财富，必须坚持集中统一管理的原则。为了科学的管理本单位全部档案，切实保证档案的完整与安全，特制定本制度

二、管理人员应对移交进档案室的档案材料进行认真审查、鉴定、清点，力求齐全、完整、准确，并做好加工整理、科学分类、编目、着录、装盒、上架等工作。

三、档案室实行专人负责，库存档案坚持谁保管谁负责的原则，管理人员要严格执行各项制度，忠于职守，确保档案实体安全和秘密安全。

四、切实做好档案库房的防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施，定期检查档案的保管状况，维护档案资料的完整、安全、整齐、美观，室内布局要整齐、美观，保持清洁，及时调节通风和温湿度，并做好记录（适当温度14℃～24℃、湿度45%～65%为宜），库房内严禁吸烟、存放易燃、易爆品及其他杂物等。

五、管理人员发现破损、虫蛀、鼠咬等情况要及时采取措施，并做好处理工作。

六、管理人员每天下班前，要锁好库房门窗，切断电源。 七、管理人员因工作调动离开档案工作岗位的，离岗前要对所保管的档案进行清点，履行交接手续。

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中山市XX局档案保密制度

一、档案工作人员要认真学习、遵守国家《保密法》、《保密法实施办法》及上级和本单位制定的各种保密条例和制度，严守国家秘密，确保档案的安全。

二、认真执行保密守则，不断增强保密观念。 三、不在公共场所和家属、亲人、朋友面前谈论档案材料中的一切内容。

四、借阅档案资料必须履行借阅手续，未经有关领导批准，不得将档案材料借给任何无关人员查阅，不得擅自拍照、复印或将档案带出档案室。

五、不得在档案库房接待来访人员，不得与无关人员谈论档案工作中的秘密事项。

六、发现失密、泄密现象，应及时报告办公室领导、分管单位领导、及本单位保密委员会。

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中山市XX局档案利用制度

一、设置档案利用登记簿，根据档案的秘密等级，严格履行不同的借出登记、归还注销、反馈利用效果登记等手续。

二、凡调阅有密级的档案资料需经有关领导批准，并且一般情况下只限于在档案室内阅读，未经批准不得带离档案室。

三、利用者借阅档案时，要爱护档案，注意维护档案的完整与安全，严禁在档案资料上涂改、勾（圈）划、污损、增删、剪裁甚至拆卷撕换，否则追究其责任。

四、本单位工作人员因工作需要，可借阅本部门归档的档案。本单位工作人员因工作需要借阅非本部门的档案，需要经过该部门领导同意。

五、外单位查阅本单位档案，应有单位介绍信，并经本单位有关领导人批准，方可查阅。

六、经批准抄录、复制、复印的档案材料，由档案部门核对无误后，加盖档案部门证明专用章，可与档案原件同效。

七、利用者归还调阅案卷时，应亲自交回档案室，经档案室管理人员检查无误后，办理注销借阅手续及反馈利用效果。

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中山市XX局档案鉴定销毁制度

一、为了充分、合理、有效的保护档案，提高本单位档案的质量，特制定本制度。

二、本单位成立专门的档案鉴定小组，负责档案鉴定工作。鉴定小组由分管单位领导、办公室主任、档案部门和业务部门有关人员组成，并在有关人员岗位变动后及时进行调整。

三、档案鉴定工作应坚持全面、历史的观点，根据本单位制定的各类档案保管期限表，结合实际情况，对过期档案进行及时清理鉴定，对案卷的存毁提出意见。

四、鉴定工作中应遵循“保存从宽、销毁从严、本机关文件从宽，上级文件和其他机关文件从严”的原则。

五、对保管期限已满和确定再无保存价值的档案，经鉴定小组鉴定之后，提出处理意见，经单位领导审批后可进行销毁。销毁时，由两人负责在指定地点监销，并在销毁清册上签字，销毁清册应长期保存。

六、会计档案的销毁按照《会计档案管理办法》（国家财政部、国家档案局1998年发布）中所规定的程序执行。

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中山市XX局综合档案室职责

一、贯彻执行上级有关档案工作的法规政策，建立健全本单位档案工作各项规章制度。

二、集中统一管理本单位各种门类和载体的档案。 三、负责指导和督促本单位各部门做好各种文件材料的收集、整理、归档工作。

四、不断改进档案工作，逐步做到案卷质量标准化，档案整理系统化、库房管理科学化、查找利用现代化、调查统计制度化。

五、对所保管的全部档案定期进行鉴定、销毁工作。 六、积极开展档案借阅利用及档案信息开发利用工作，为本单位各项业务工作活动的开展服务。

七、在统一领导、分级管理的原则下，负责对本单位下属单位的档案工作进行业务指导、检查和监督。

八、办理领导交办的其他有关档案业务工作的任务。

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中山市XX局档案员岗位职责及考核办法 一、岗位职责

1、认真贯彻执行党和国家及上级部门有关档案工作的方针、政策及规章制度。

2、积极宣传《档案法》和有关档案工作规章、制度，忠于职守，遵纪守法，加强档案专业知识学习，不断提高政治素质和专业水平。

3、负责制定本镇的档案工作计划，建立健全档案管理工作的各项制度。

4、督促和指导各部门做好各种门类档案的收集、整理、立卷、归档工作。

5、负责档案的鉴定销毁工作，对超过保管期限确无保管价值的档案进行销毁。

6、提高主动服务的质量和水平，热情接待档案查询人员。

7、做好档案的接收、借阅、统计和利用效果的收集工作。

8、严格执行国家《保密法》，确保档案的内容和实体安全，杜绝泄密事故的发生。

9、积极创造条件，切实做好档案库房“八防”工作。 二、考核办法

按照上列岗位职责的要求，结合本局岗位考核办法进行考核奖励。