部门资料归档管理规定

部门资料归档管理规定

1、归档资料，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的

各种文字、图片、声像等不同形式的历史记录。

2、各部门安排专人管理部门应归档资料，并监督经办人按规定归类和摆放资料，随时以备

查验。违者视情节轻重给予处罚。 3、各部门需归档的资料主要包括：

客服部：供应商资料、制作样版、客户资料、短期客户资料签署的定单合同、提货单、定单、出品流程表等

设计部：客户终稿、客户打样稿、备份光盘、图库光盘、参考书籍、定单及出品流程表等

文案部：项目提案方案、参考书籍等

杂志社：每期杂志原刊保存、杂志渠道资料、杂志架登记等 财务部：财务报表、办公文具等

行政部：人事资料、会议记录、公司发文、工作计划及总结等。

3、资料分类目录及编号，由各部门根据资料属性自行编定。原则上按照时间年限和客户类

别进行分类，总体上要求分类清晰明了，便于查询。

4、归档资料必须符合下列要求：文件材料齐全完整，结案后及时归档，根据内容合并整理

立卷，区别保存价值，分类便于利用。

5、明确规定各部门资料责任人对资料的管理工作职责，确保公司资料的建立、收集、保管、

借阅、复印及利用并承担相关责任。工作变动或因故离职时应将经办的资料向接办人交接清楚，不得擅自带走或销毁。

6、在对外交往合作中要特别注意不泄露公司秘密，更不能出卖公司秘密。（秘密事项：公

司经营发展决策、人事决策、提案方案、客户或供应商合作渠道、重要合同、财务情况、银行账户等。）

7、要求所有归档资料分类摆放在各办公室柜子。建议文件夹分类注明，也可在各柜子下方

贴小便签，注明类别名称便于查询。借阅归档资料后，要及时将资料归位。

8、个人桌面要求整洁干净，不乱摆乱放，日清日毕。要求每日中午和下午下班前各清理一

次，除了基本的办公设备和必要文件外，尽量清空桌面。