酒店会务管理、酒店会议管理、酒店会议类型及议事规则

酒店会务管理、酒店会议管理、酒店会议类型及议事规则

金 山 生 态 园

会

议

类

型

及

议

事

规

则

唐顺新编制

二O一二年五月二十日

酒店会议及其议事规则

一、酒店召开会议的目的和作用

1、目的:

(1)沟通传递信息，讨论研究工作。利用各种会议，沟通传递日常运作的

信息，讨论研究经营管理中的政策问题。

(2)布臵安排工作任务，推动促进工作进展。

2、作用:

(1)便于了解每个人对日常管理工作、经营决策的态度。

(2)有利于经营管理水平、质量及效率的提高。

(3)有利于统一管理人员的思想和行动。

(4)能够面对面地进行感情沟通，能够比较深刻、准确的了解和掌握各方面、各层级管理人员对问题的看法和态度，随时可以探讨并改进、补充工作计划。

(5)可以协调管理过程中各方面和各部门的关系。适时召开协调会议，解决酒店运转中出现的问题，可以使酒店的经营运转达到高效、有序。

二、会议要求及会场纪律:

1、会前准备

明确会议主题，确定出席会议人员范围，安排布臵好会场，充分准备会议材料数据。

2、会议通知

由专人将会议名称、主要议题、会期、起止时间、地点、出席范围等准确通知到有关人员和部门。

3、会期服务

会间需用的文件资料，要准确、完整地传递到与会人员，并做好会议记录。

4、会后工作

会后，会议记录人员应根据会议精神，整理会议纪要，总结编写文件、简报(形成重大决议的)下发相关部门及人员，并协调各部门贯彻落实，追踪检查会议要求完成的工作任务，并向有关领导汇报。

5、会议纪律

(1)所有应到会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。

2)主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开 (

例会。

(3)所有参加例会的人员应将手机设臵在无声或振动状态下。

(4)会场内不得吸烟。

(5)会议进行中，未经允许不得随意接听电话或在会场内来回走动。

(6)说普通话。

(7)会议结束须以规定的格式整理会议内容(即拟写会议纪要)。会议纪要须包含:会议时间(起止时间格式为年/月/日/时/分)、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等。所有的会议纪要要求会议记录员在会议结束后两个工作日内，以文件或电子邮件形式发送到各与会人员，并备案。

三、酒店会议的种类及其相关议事规则

1、酒店办公会议。

(1)主持与记录:行政办公室负责召集，行政副总经理主持，行政副总经理未

列席会议时，由行政人事部经理主持。办公室人员进行会议

记录。

(2)召开时间: 会议召开的时间为每月1日下午14:30—16:00。

(3)参会人员:酒店总经理、副总经理、各部门经理、各部门主管、各部门领

班及办公室文员等。由于特殊原因不能参加例会的，应提前向

行政办公室请假。

(4)会议内容:回顾本月工作、安排下月工作(月度工作计划及完成情况);研

究酒店经营发展方面的规划、各部门在本月内提交总经理需要

研究答复的问题，以及酒店各部门管理人员考虑到的相关经营

管理问题;协调处理酒店各部门间难以协调解决的各类问题。

办公会议一般控制在一小时内为宜，办公室文员要做好会议记

录和会议纪要的整理工作，并将整理好的会议记录交总经理或

副总经理审阅。

2、一周工作指令会(即酒店部门负责人周会)。

(1)主持与记录:行政办公室负责召集，总经理主持，总经理未列席会议时，

由行政副总经理主持。办公室文员进行会议记录。

(2)召开时间: 会议召开的时间为每周一上午09:00—10:00。

(3)参会人员:总经理、副总经理、酒店各部门经理及办公室文员等。由于特

殊原因不能参加例会的，应提前向行政办公室请假。

(4)会议内容:A.财务部经理通报分析上周酒店财务经营情况，并与前周、上

个月的同期比较分析。

B. 前厅部、餐饮部通报上周客情(包括客房出租率、餐饮上

座率、团队和散客比例、客源结构等)和本周客情预测预报。

C. 行政人事部通报各部门人员变动情况、员工思想动态以及

上周酒店工作质量检查结果。

D. 总经理和副总经理通报上周客人投诉情况和上周服务质量

的讲评分析，特别是每周的投诉率的分析;布臵安排本周工作:

本周接待任务、重大接待活动的安排和协调;本周服务质量工

作重点和有关安排;本周行政日常工作的具体布臵;通报办公

会议研究决定的有关问题和工作要求等。

备注:酒店办公会议及一周指令会，主持人要经常向各级管理层布置任务、安排工作，并且在每次工作指令会上要督促检查上次布置的工作任务完成情况，对未完成的工作事项要求说明情况并报告完成时限。

3、酒店经营分析会议。

(1)主持与记录:行政办公室负责召集，财务部经理主持。

(2)召开时间: 会议召开的时间为每月10日下午14:30—16:00。

(3)参会人员:总经理、副总经理、酒店各部门经理及财务相关人员(含采购

员、仓管员、稽核员)等。由于特殊原因不能参加例会的，应

提前向行政办公室请假。

(4)会议内容:财务部经理通报分析本月酒店收支经营情况，并进行分析(与

上月比较，与上年同期进行比较);各参会人员结合财务数据

积极讨论分析;总经理或副总经理结合分析讨论的相关议题做

指导性发言;财务部经理进行总结;会后，财务部需拟写系统

的财务分析报告报总经理和副总经理，并转呈董事长。

4、酒店沟通协调会议。

(1)主持与记录:酒店相关部门负责人提出，行政办公室负责召集，行政人事

部经理主持，办公室文员记录。

(2)召开时间: 会议召开的时间根据具体情况确定。

(3)参会人员:相关部门负责人、相关部门相关工作人员及办公室文员。

(4)会议内容:酒店各部门具体运作时，针对在工作中发生的一些矛盾和问题

组织进行的沟通和协调;或将酒店的经营发展的重大战略和决

策、经营方针、目标和方向告知全体员工;或对酒店经营情况

的通报;或就对客服务质量和客人投诉、表扬情况的反馈;或

就酒店一定时期的有关情况对全体员工进行通报等等，如房务

协调会、餐饮协调会、采供协调会等。

5、经营管理和质量分析讲评会议。

(1)主持与记录:行政办公室负责召集，总经理主持，总经理未列席会议时，

由行政副总经理主持，办公室文员进行记录。

2)召开时间: 会议召开的时间为每月15日上午14:30—16:00。 (

(3)参会人员:总经理、副总经理、酒店各部门负责人、主管、领班及办公室

文员等。由于特殊原因不能参加例会的，应提前向行政办公室

请假。

(4)会议内容: A、市场和经营情况讲评会议。主要内容由前厅部经理(或分

管领导)和财务部经理分别分析讲评上月酒店市场营销情况和

经营情况，各部门负责人可以在会上发表自己的意见和看法。

前厅部经理、餐饮部经理、康乐部经理(或分管领导)在会上

要通报市场信息和动态，并作细致的、科学的分析;要通报上

月市场营销情况(出售情况、客源结构等);要分析本酒店在市场竞争中所处的环境和预测本月的市场，提出市场营销方面的对策措施，以便总经办做决策。财务部经理通报分析上月财务经营情况，包括上月酒店营业收入和各部门的分解收入、利润、成本费用消耗情况等，并对此进行分析讲评，跟进酒店各部门执行每月预算的情况，提出关于酒店财务管理的意见、建议和对策。最后由总经理或副总经理小结，在分析讲评市场和财务经营的基础上，提出本月市场营销和经营管理方面的侧重点。

B、质量分析讲评会议。主要是由前厅部经理、行政人事部经理、财务部经理、保安部经理、工程部经理等职能部门负责人，通报上月各自归口管理块的管理及检查情况。每月召开酒店服务质量分析讲评会议，是使酒店各部门负责人和全体员工加强质量第一的意

识和认识，始终把提高服务质量作为酒店常抓不懈的一项战略性的任务。进行质量分析会议的目的是鼓励先进，表扬质量工作做得好的部门和个人，提出分析每月质量工作中的薄弱环节，提出改进质量工作的措施和办法，以不断提高酒店服务质量。

A)每月质量分析会议的d. 财务部经理通报上月各经营点收银员工作质量情况及酒店各部门物资使用及管理情况。

e. 行政人事部通报上月酒店各部门执行规章制度的工作情况、酒店各部门卫生质量检查情况及酒店人员流动情况。 备注:以上各管理职能部门在通报分析情况中，要对各方面和各部门质量管理工作奖优罚劣，并对质量工作中存在的问题，

提出改进措施和对策意见，供总经理和副总经理参考。最后，

总经理(或副总经理)作每月质量管理工作小结，提出当月酒

店质量管理的重点和要求。

B)每月质量分析会议要求:

a.前厅部经理在会前要认真整理分析宾客投诉情况。

b.各职能部门对质量检查中查出的问题要进行认真的汇总，提

出质量问题的原因分析和改进提高质量工作的措施。

c.所有会议内容要整理文字材料，在会前报总经理和副总经

理。

d.总经理和副总经理阅读这些材料后，经过思考分析，制定出

本月质量工作的思路和重点。

6、酒店临时会议和专门会议。

(1)主持与记录:相关部门负责人提出，行政办公室临时召集，总经理或副总

经理主持，办公室文员进行记录。

(2)召开时间: 会议召开的时间根据具体情况临时决定。

(3)参会人员:临时或专门会议主题所涉相关人员。

(4)会议内容:酒店日常运作中，遇到突如其来的问题需要及时解决时，需要

总经理和副总经理的果断决策和应急处理或召集有关方面讨论

解决。总经理和副总经理召集临时(专门)会议有几种情况:

A、当会上某一部门提出的问题涉及到一两个部门的事情时就

需要在会后，临时将涉及到的部门经理留下来，开个临时协调

会，去帮助协调解决问题。

B、紧急停水、停电、停气以后的服务工作安排和员工生活安

排，需要临时召集有关方面，临时开会研究对策，度过紧急时

期。

C、总经理和副总经理对酒店改进服务质量以及服务规格标准

上的新举措、新设想，需要召集有关方面讨论研究，而临时(专

门)召开会议等。

D(需要召集临时(专门)会议及时处理的其他事宜。

7、各部门晨会(例会)。

(1)主持与记录:部门领班或主管负责召集，部门经理主持，部门经理未列席

会议时，由部门主管或领班主持，与会部门领班记录。

(2)召开时间: 会议召开的时间为每日上午或每周五下午。

(3)参会人员:部门所有人员，若特殊原因不能参加晨会(例会)的，应提前

直接上级请假。

(4)会议内容:酒店各部门每天(周)运营过程中的日常事务，通过召集晨会

(例会)，使部门人员了解当天(本周)经营接待方面的重要信

息;部门经理通过晨会(例会)来讲评部门服务质量;最后安排

当天(本周)的重要工作。主要内容有:

A(部门主管或领班通报客人投诉和每天质量检查情况。

B(部门经理通报当天(本周)重要接待活动和重要会议及宴会

情况。

C(检查前一天(上周)晨会(例会)布臵的工作任务的完成情

况。

D(部门主管或领班布臵当天(本周)的工作任务。

E(部门经理作会议小结和工作安排。

(5)会议要求:

A.准时开会，迟到的予以处罚。时间最好是安排在部门经理上班

后半小时，以便部门经理了解、处理和安排部门工作。

B.会议时间控制在20分钟左右，一般不能超过半小时。强调会

议内容安排紧凑，非普遍性的问题不在会上说，个别具体的事情，

会后个别处理。

C.一定要检查、询问前一天(上周)布臵的工作完成情况，对未

完成工作安排的必须有原因说明，并报告完成时限。

D.会议主持人要对质量问题做出裁定或给出明确要求。

8、员工大会。

(1)主持与记录:行政办公室负责召集，行政副总经理主持，行政副总经理未

列席会议时，由行政人事部经理主持，办公室文员进行记录。

(2)召开时间: 会议召开的时间为每年经营周期结束后的两月以内举行一次。

(3)特邀领导:公司董事长。