ERP 软件实习

ERP 软 件 实 习

指 导 书

(管理类专业使用)

合肥工业大学管理学院

二ＯＯ五年八月

ERP软件实习是管理类专业(信管、工商、会计等)本科教学的一个重要环节。它对于巩固学生已学知识，改善学生的知识结构，提高学生的技能水平，具有重要意义。

考虑学院ERP实验室目前安装的是金蝶K/3 ERP软件系统，本实验指导书的四、五部分以该软件为蓝本进行描述。

1 目的

通过本环节的学习，将课堂所学有关理论知识运用于实践中，要求熟悉ERP系统的基本业务流程，掌握一种ERP软件的操作方法，为将来从事现代企业管理的实践和研究工作打下良好的基础。

2 基本要求

(1)认真听取信息化专题报告。 (2)完成实习指导书中的上机练习。 (3)按时提交总结报告。

3 主要内容

3.1 企业信息化专题报告

(1)ERP软件实施过程与体会

本报告请经验丰富的ERP软件实施工程师主讲。

报告的主要内容为典型企业ERP软件实施情况介绍，包括实施原则、实施步骤及实施体会等方面内容。

(2)企业高层管理谈企业信息化

本报告请已实施ERP的企业的信息部门主管人员主讲。

报告的主要内容为企业实施ERP的背景、实施过程、实施后对企业在管理及经济社会效益方面的影响等。

(3)信息管理与信息系统研究新进展

本报告由研究信息化技术、理论与方法的研究人员主讲。介绍信息管理与信息系统理论、方法、开发工具等方面的研究新进展。

3.2 ERP软件上机练习

按照实习指导书要求，完成以下四个主要模块的上机练习。 (1)财务管理模块 ①帐务管理

处理记账凭证输入、登记，输出日记账、一般明细账及总分类账，编制主要会计报表。它是整个会计核算的核心，应收帐、应付帐、固定资产核算、现金管理、工资核算、多币制等各模块都以其为中心来互相信息传递。

②应收帐管理

是指企业应收的由于商品赊欠而产生的正常客户欠款帐。它包括发票管理、客户管理、付款管

理、帐龄分析等功能。它和客户订单、发票处理业务相联系，同时将各项事件自动生成记账凭证，导入总账。

③应付帐管理

会计里的应付帐是企业应付购货款等帐，它包括了发票管理、供应商管理、支票管理、帐龄分析等。它能够和采购模块、库存模块完全集成以替代过去繁琐的手工操作。

④现金管理

它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括了对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。在ERP中提供了票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。

⑤固定资产管理

即完成对固定资产的增减变动以及折旧有关基金计提和分配的核算工作。它能够帮助管理者对目前固定资产的现状有所了解，并能通过该模块提供的各种方法来管理资产，以及进行相应的会计处理。

它的具体功能有：登录固定资产卡片和明细账，计算折旧，编制报表，以及自动编制转账凭证，并转入总账。它和应付帐、成本、总账模块集成。

⑥成本模块

它将依据产品结构、工作中心、工序、采购等信息进行产品的各种成本的计算，以便进行成本分析和规划。还能用标准成本或平均成本法按地点维护成本。

⑦财务管理

财务管理的功能主要是基于会计核算的数据，再加以分析，从而进行相应的预测，管理和控制活动。它侧重于财务计划、控制、分析和预测。

财务计划：根据前期财务分析做出下期的财务计划、预算等。

财务分析：提供查询功能和通过用户定义的差异数据的图形显示进行财务绩效评估，帐户分析等。

财务决策：财务管理的核心部分，中心内容是作出有关资金的决策，包括资金筹集、投放及资金管理。

(2)生产控制管理模块

这一部分是ERP系统的核心所在，它将企业的整个生产过程有机的结合在一起，使得企业能够有效的降低库存，提高效率。同时各个原本分散的生产流程的自动连接，也使得生产流程能够前后连贯的进行，而不会出现生产脱节，耽误生产交货时间。

生产控制管理是一个以计划为导向的先进的生产、管理方法。首先，企业确定它的一个总生产计划，再经过系统层层细分后，下达到各部门去执行。即生产部门以此生产，采购部门按此采购等等。

①主生产计划

它是根据生产计划、预测和客户订单的输入来安排将来的各周期中提供的产品种类和数量，它将生产计划转为产品计划，在平衡了物料和能力的需要后，精确到时间、数量的详细的进度计划。

是企业在一段时期内的总活动的安排，是一个稳定的计划，是以生产计划、实际订单和对历史销售分析得来的预测产生的。

②物料需求计划

在主生产计划决定生产多少最终产品后，再根据物料清单，把整个企业要生产的产品的数量转变为所需生产的零部件的数量，并对照现有的库存量，可得到还需加工多少，采购多少的最终数量。这才是整个部门真正依照的计划。

③能力需求计划

它是在得出初步的物料需求计划之后，将所有工作中心的总工作负荷，在与工作中心的能力平衡后产生的详细工作计划，用以确定生成的物料需求计划是否是企业生产能力上可行的需求计划。能力需求计划是一种短期的、当前实际应用的计划。

④车间控制

这是随时间变化的动态作业计划，是将作业分配到具体各个车间，再进行作业排序、作业管理、作业监控。

⑤制造标准

在编制计划中需要许多生产基本信息，这些基本信息就是制造标准，包括零件、产品结构、工序和工作中心，都用唯一的代码在计算机中识别。

零件代码，对物料资源的管理，对每种物料给予唯一的代码识别。 物料清单，定义产品结构的技术文件，用来编制各种计划。

工序，描述加工步骤及制造和装配产品的操作顺序。它包含加工工序顺序，指明各道工序的加工设备及所需要的额定工时和工资等级等。

工作中心，使用相同或相似工序的设备和劳动力组成的，从事生产进度安排、核算能力、计算成本的基本单位。 (3)物流管理 ①营销管理

销售的管理是从产品的销售计划开始，对其销售产品、销售地区、销售客户各种信息的管理和统计，并可对销售数量、金额、利润、绩效、客户服务做出全面的分析，这样在分销管理模块中大致有三方面的功能。

对于客户信息的管理和服务

它能建立一个客户信息档案，对其进行分类管理，进而对其进行针对性的客户服务，以达到最高效率的保留老客户、争取新客户。在这里，要特别提到的就是最近新出现的CRM软件，即客户关系管理，ERP与它的结合必将大大增加企业的效益。

对于销售订单的管理

销售订单是ERP的入口，所有的生产计划都是根据它下达并进行排产的。而销售订单的管理是贯穿了产品生产的整个流程。它包括：

a.客户信用审核及查询(客户信用分级，来审核订单交易)。

b.产品库存查询(决定是否要延期交货、分批发货或用代用品发货等)。

c.产品报价(为客户作不同产品的报价)。

d.订单输入、变更及跟踪(订单输入后，变更的修正，及订单的跟踪分析)。 e.交货期的确认及交货处理(决定交货期和发货事物安排)。 对于销售的统计与分析

这时系统根据销售订单的完成情况，依据各种指标做出统计，比如客户分类统计，销售代理分类统计等等，再就这些统计结果来对企业实际销售效果进行评价：

a.销售统计(根据销售形式、产品、代理商、地区、销售人员、金额、数量来分别进行统计)。 b.销售分析(包括对比目标、同期比较和订货发货分析，来从数量、金额、利润及绩效等方面作相应的分析)。

c.客户服务(客户投诉纪录，原因分析)。 ②库存控制

用来控制存储物料的数量，以保证稳定的物流支持正常的生产，但又最小限度的占用资本。它是一种相关的、动态的、及真实的库存控制系统。它能够结合、满足相关部门的需求，随时间变化动态地调整库存，精确的反映库存现状。这一系统的功能又涉及：

为所有的物料建立库存，决定何时定货采购，同时作为交与采购部门采购、生产部门作生产计划的依据。

收到订购物料，经过质量检验入库，生产的产品也同样要经过检验入库。 收发料的日常业务处理工作。 ③采购管理

确定合理的定货量、优秀的供应商和保持最佳的安全储备。能够随时提供定购、验收的信息，跟踪和催促对外购或委外加工的物料，保证货物及时到达。建立供应商的档案，用最新的成本信息来调整库存的成本。具体有：

供应商信息查询(查询供应商的能力、信誉等)。 催货(对外购或委外加工的物料进行跟催)。 采购与委外加工统计(统计、建立档案，计算成本)。 价格分析(对原料价格分析，调整库存成本)。 (4)人力资源管理模块

以往的ERP系统基本上都是以生产制造及销售过程(供应链)为中心的。因此，长期以来一直把与制造资源有关的资源作为企业的核心资源来进行管理。但近年来，企业内部的人力资源，开始越来越受到企业的关注，被视为企业的资源之本。在这种情况下，人力资源管理，作为一个独立的模块，被加入到了ERP的系统中来，和ERP中的财务、生产系统组成了一个高效的、具有高度集成性的企业资源系统。它与传统方式下的人事管理有着根本的不同。

①人力资源规划的辅助决策

对于企业人员、组织结构编制的多种方案，进行模拟比较和运行分析，并辅之以图形的直观评估，辅助管理者做出最终决策。

制定职务模型，包括职位要求、升迁路径和培训计划，根据担任该职位员工的资格和条件，系

统会提出针对本员工的一系列培训建议，一旦机构改组或职位变动，系统会提出一系列的职位变动或升迁建议。

进行人员成本分析，可以对过去、现在、将来的人员成本作出分析及预测，并通过ERP集成环境，为企业成本分析提供依据。

②招聘管理

人才是企业最重要的资源。优秀的人才才能保证企业持久的竞争力。招聘系统一般从以下几个方面提供支持：

进行招聘过程的管理，优化招聘过程，减少业务工作量； 对招聘的成本进行科学管理，从而降低招聘成本；

为选择聘用人员的岗位提供辅助信息，并有效地帮助企业进行人才资源的挖掘。 ③工资核算

能根据公司跨地区、跨部门、跨工种的不同薪资结构及处理流程制定与之相适应的薪资核算

方法。

与时间管理直接集成，能够及时更新，对员工的薪资核算动态化。 回算功能。通过和其它模块的集成，自动根据要求调整薪资结构及数据。 ④工时管理

根据本国或当地的日历，安排企业的运作时间以及劳动力的作息时间表。

运用远端考勤系统，可以将员工的实际出勤状况记录到主系统中，并把与员工薪资、奖金有

关的时间数据导入薪资系统和成本核算中。

⑤差旅核算

系统能够自动控制从差旅申请，差旅批准到差旅报销整个流程。并且通过集成环境将核算数据导进财务成本核算模块中去。

4 步骤与方法

4.1 帐务系统初始化

(1)建立新帐套

①从模板中引入会计科目 ②系统维护

参数设置：确定“本年利润”科目及各种帐套操作选项 基础资料录入 (2)初始化参数设置 币别设置

设置企业所涉及到的本位币、外币、外币折算方式。

币别设置要点

K/3同时支持固定汇率、浮动汇率两种处理，即固定汇率下当月发生外币业务只能以期初汇率记帐；浮动汇率下则可在外币业务发生时以当时的市场利 率记帐。

凭证字设置

设置企业记帐凭证的编号方式。通常记帐凭证的编号方式有三种，企业可根据自身情况定义。凭证

字设置要点：“科目范围”非必录项目，但是用户如加以设定，则系统会在保存凭证时自动进行对照检查，以防出错！如：“收”字凭证，通常借方科目只能是现金或银行存款。

计量单位设置

设置存货的计量单位。

计量单位设置要点

一个计量单位组系统只默认一个计量单位，(也称基本计量单位)默认计量单位的系数为1；在设置物料信息时，只能获取到默认的计量单位，用户有多少必须要用的计量单位，则必须设置多少个计量单位组。

结算方式的设置

功能—企业银行业务的类型，在录入银行凭证时用到。 客户资料设置

设置客户档案、资料。 客户资料设置要点

客户资料可以分类别，只要将第一级的客户资料设定为类别，再将第二级设定为客户即可。当第一级设定为客户资料类别时，只要输入代码和名称即可。

部门设置

设置部门类别和部门。 部门设置要点

如果用《成本系统》则部门类别和部门的设置考虑成本核算的需要。 供应商资料设置

设置供应商档案、资料。供应商设置要点：在输入项目时，有些项目取自辅助资料等，用户可在下拉菜单里选，或在点击该项目空格后按F7键选。

职员资料设置

设置职员类别、职员档案及参数。职员资料设置要点：先在“辅助资料”中设置“职员类别”；若用《成本系统》则职员类别需考虑到成本核算的要求；若与《工资系统》相连，则“职员类别”“部门”和“开户银行、账号”是必须项。

会计科目设置

不同会计科目设置时注意的要点各不相同，分四种情况：一般会计科目的新增设置；涉及外币业务核算的会计科目设置；挂核算项目的会计科目设置；数量金额式会计科目的设置。

注意要点：上级科目与下级科目之间必须用小数点来进行分隔，下级科目名称不需要连带上级科目的名称；科目助记码是为方便凭证录入所设，非必输项目。

仓库的设置

设置存放物料的仓库。注意要点：最好按照性质建立仓库如：原材料仓库、半成品仓库、成品仓库。 注意仓库属性：

实仓：企业实际存在的，存储物料的仓库，用于物料实际收发结存数量及金额的核算。

待检仓：指虚拟、假定的仓库，用于待检、代管物料的处理，只核算物料的数量，不核算金额。 物料资料的设置

设置整个K/3系统的物料资料。注意要点： 先编类别、后编具体物料； 物料编码的唯一性； 计量单位：可扩充；

物料属性：相关会计科目指定(涉及存货核算)； 必须项 、非必须项。 辅助资料设置

设置区域、运输方式等辅助档案信息辅助资料的用途，用于组成各种资料、单据。注意要点：

职员类别——职员类别涉及成本核算，一般按系统默认。

BOM单的设置

设置企业的BOM单(物料结构清单)。注意要点：主要运用于生产计划、生产成本管理系统；在类别、编码、规划等方面充分准备；会同有关部门共同确定；属性设置留有余地！便于扩充！

备注资料设置

用来设置用户需要的“备注资料”以供录单时调用和查看。注意要点：非必须项。

(3)录入初始数据

录入业务系统的初始数据。注意要点：录入初始化数据时，首先要选择具体某仓库，分不同的仓库录入数据。在此不能直接选择“全部仓库”，否则无法录入数据；物料的计价方法如采用“先进先出法、后进先出法、分批认定法”，则在录入初始数据时必须通过双击“批次/顺序号”进行输入。

(4)启用业务系统 结束业务系统初始化工作，启用业务系统。注意要点：先作好系统设置(参数、档案)；做充分准备、整理；与《总账系统》对账！必须对上；不可更改！

财务初始数据录入

包括：一般科目余额录入(直接录入)；外币科目的余额录入（注意切换录入币别）；核算项目的科目余额（双击“√”录入）；数量金额辅助核算的科目余额录入（录入数量）。

注意要点：如帐套启用期间是2—12当中的任一个月,则企业应准备所有科目的借方累计发生额、贷方累计发生额、期初余额及损益类科目的累计实际发生额四种数据！

试算平衡

初始数据录入完毕，为检查其正确性通常要进行试算平衡，只有试算结果平衡才能结束初始化工作，启用帐套。

注意要点：有外币科目情况下要切换币别为综合本位币进行试算平衡；综合本位币状态下，只能查看初始数据不能进行修改，录入等操作。

结束初始化

基础资料、初始数据录入完毕并试算平衡后，便可结束初始化工作，进行日常业务处理。 注意要点：初始数据的录入可与记帐凭证录入工作同步进行；结束初始化后初始数据将不能再修改，除非反初始化；结束初始化、反初始化的操作都是由系统管理员来完成。

4.2 帐务处理

……

4.3 固定资产

……

4.4 报表系统

……

4.5 财务分析

……

4.6 工业供应链

……

5 主要实习业务说明和要求 5.1 设置基础资料

(1)以administrator身份登录 (2)新增凭证字：“记”字 (3)计量单位

新增数量组:箱*10,台*1 新增长度组:厘米*0.01,米*1 新增重量组：吨*1000，千克*1

(4)会计科目按下表设置

表5-1 会计科目表

科目编号 1001 1001．01 1001.02 1002 1002．01 1002．01．01 1002.02 1002.02．01 1131 1133 1211 1211．01 1211．02 1211．03 1243 1501 1502 2121 2121.01 2121.02 2171 2171.01 2171.02 2171.03 2171.04 3131 4101 4101．01 4101．02 4105 4105.01 405.02 科目名称 现金 人民币 港币 银行存款 中行存款 137456789 建行存款 建行987654321 应收帐款 其他应收款 原材料 主材 辅材 备品备件 产成品 固定资产 累计折旧 应付帐款 应付账款 暂估入库 应交税金及附加 国税 地税 教育费附加 城建税 本年利润 生产成本 基本生产成本 辅助生产成本 制造费用 折旧费 维修费 金额 金额 金额 金额 金额 金额 金额 金额 金额 金额 金额 数量金额核算 金额 金额 客户、职员辅助核算 职员辅助核算 产成品辅助核算 供应商辅助核算 金额 日记帐 金额 帐式 特殊科目定义 日记帐 5101 5401 5402 5502 5502.01 5502.02 5502.03 5502.04 5502.05 主营业务收入 主营业务成本 主营业务税金及附加 管理费用 工资 业务宣传费 业务招待费 差旅费 公杂费 数量金额 数量金额 数量金额 产成品辅助核算 产成品辅助核算 产成品辅助核算 金额 部门辅助核算 职员辅助核算 (5)建立核算项目

表5-2 核算项目-客户

编号 N N．001 N．002 N．003 W W．001 W．002 W．003 W．004 表5-3 核算项目-部门 编号 001 002 003 004 005 表5-4 核算项目-职员

所在部门 综合管理部 综合管理部 计划财务部 技术工程部 技术工程部 一车间 一车间 职工编号 001 002 003 004 005 006 007 周润发 张学友 张曼玉 谭咏麟 崔键 关芝琳 李连杰 职工姓名 经理部 综合管理部 计划财务部 技术工程部 一车间 核算对象 往来单位名称 内部单位 炼钢厂 汽压厂 电讯营业部 外部单位 宝钢 深圳建材公司 首钢 扬子石化 内部单位 内部单位 内部单位 上海市 广东省 北京市 江苏省 分类 表5-5 核算项目-供应商

供应商编号 N N．001 N．002 W W．001 W．002 表5-6 核算项目-仓库

代码 01 01．001 01．002 01．003 02 03 04 名称 原材料库 主材仓 辅材仓 备品备件仓 产成品仓 半成品库 待检仓 仓库类型 实仓 实仓 实仓 实仓 实仓 实仓 虚仓 供应商名称 省内 省工会 安徽省机电集团 省外 山西煤矿 澳洲矿务局

表5-7 核算项目-物料

代码 Y Y．001 Y．002 Y．003 C C．001 C．002 C．003 名称 原材料 CPU 硬盘 机箱 产成品 商用电脑 家用电脑 IBM笔记本 计价方法 加权平均法 加权平均法 加权平均法 加权平均法 加权平均法 加权平均法 加权平均法 加权平均法 检验方式 全检 全检 免检 免检 免检 免检 单位组 数量组 数量组 数量组 数量组 数量组 数量组 数量组 数量组 5.2 业务系统 (1)系统参数

启用期间为XXXX年1期(XXXX指实习所在年份)；允许负结存；暂估入库方式：单到冲回。 (2)采购业务

①外购入库

1月3日，公司向安徽省机电集团采购一批CPU 1000个，单价1000元/个。于1月5日到货，当日全部入主材库，机电公司当月全部开出增殖税发票。

要求：输入采购订单并审核；由采购订单关联生成收料通知单；由收料通知单关联生成采购入库单并审核；由采购入库单关联生成采购发票并勾稽。

②采购退回处理

1月20日，公司向机电公司退回采购的CPU 100个，单价1000元/个。于1月25日收到机电公司开出红字增殖税发票一张。要求：开出红字采购入库单；关联生成红字采购发票并勾稽。

③暂估业务

1月4日，公司向安徽省机电集团采购一批机箱100个，单价1500元/个。于1月5日到货，当日入主材库，机电公司次月开增殖税发票。

要求：入采购订单并审核；采购订单关联生成收料通知单；由收料通知单关联生成采购入库单并审核。进行暂估业务核算。

(3)仓存业务

①1月8日，一车间从主材库领CPU500个，机箱50个，投入生产。要求：录入一张生产领料单并审核；进行材料出库成本核算

②1月15日一车间入生产出来的产成品商用电脑、家用电脑各80台入产成品库，入库成本分别为8000元/台和5000元/台。要求：录入一张产品入库单并审核；进行自制产品入库核算。

③1月28日盘点，发现主材库盘亏CPU2个；机箱盘盈3个，根据此事项进行业务处理。要求：备份盘点数据；录入盘点数据；生成一张盘盈、盘亏单并审核。

(4)销售业务

①销售出库

1月15日，练钢厂向公司订家用电脑、商用电脑各20台，价格为7000元/台和9000元/台。产成品库收到发货通知单后于1月18日出货，销售部同时开出增值税发票。要求：录入销售订单并审核；由销售订单关联生成发货通知单；由发货通知单关联生成销售出库单；由销售出库单关联生成销售发票并勾稽。

②销售退回

1月23日，练钢厂因质量问题退给公司商用电脑2台入成品库，销售部同时开出红字销售发票冲账。要求：录入退货通知单并审核；由退货通知单关联生成红字销售出库单；由红字销售出库单关联生成红字销售发票并勾稽。

(5)核算系统 ①成本结转

要求：进行所有入库、出库核算。 ②凭证模板制作

要求：制作采购发票凭证模板(分发票类型设置)；制作采购入库单模板；制作生产领料单模板；制作产品入库单模板；制作销售发票模板(分类型设置)；制作销售发货单模板；制作盘亏、盘盈单模板

③凭证生成

要求：根据以上模板类型，生成凭证。

5.3 XXXXX

……

6 实习安排

实习时间2周。

实习以小组的形式进行，自由分组，每组5－6人，推选一人任组长，采取分工合作的形式进行工作，组内一定要有必要的分工，注意合作训练。组长编写实习计划。

7 实习报告编写格式和要求

实习结束每人或小组提交一份实习报告，分别对信息化专题部分和上机练习部分进行总结。认识实习报告应包括以下各项内容：

(1)参加实习的学生年级、班级、姓名、分工、指导教师 (2)实习的时间、地点 (3)实习过程记录 (4)实习内容总结 (5)实习的收获或体会

8 考评

由指导教师根据学生完成实习任务的情况综合打分，成绩决定因素包括实习过程中的工作态度、投入的时间及精力、实习报告的质量等。成绩评定实行优、良、中、及格和不及格五个等级。