影响高校教学档案利用效果的因素及对策研究

影响高校教学档案利用效果的因素及对策研究

作者：修芹梅 徐风琴

来源：《读写算》2011年第49期

【摘要】文章分析了高校教学档案管理中存在的档案利用意识差、归档材料不完整不规范、档案管理手段落后等问题，并从提高档案管理意识、建设规范化的电子化教学档案管理系统、加强教学档案管理人员的职业技能培训、加强教学档案工作建设检查等方面提出了针对性的解决方案。

【关键词】高校教学档案

教学档案是高校在一系列教学活动中形成的具有查考、利用和保存价值的多种载体形式的原始记录，是教学工作成果的重要载体，它可以为教学管理提供重要的参考依据，教学档案的收集、整理、保存和利用也是教学管理工作的重要组成部分。[1，2]

高等教学档案的最大价值在于为教学服务。充分挖掘和利用档案的潜在价值,最大限度的开发利用档案信息资源是高等学校档案管理的重要工作。随着高等教育内涵发展的需要，高校需要进一步提高教学档案管理规范，最大程度发挥教学档案的价值。 一、影响高校教学档案利用的因素 1、档案利用意识较低

档案意识,是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观映象，是人们对档案的性质和价值的认识, 对档案工作的性质、地位和作用的认识。[3]

由于多种原因, 高校教学档案意识较为淡薄,很多人谈及档案只知道有人事档案，很少有人知道国家出台了《档案法》，很多学校没有教学档案管理的具体规章规范制度，学院领导和教学管理人员主动教学管理档案的意识很差，不明确教学档案工作的基本原则、基本制度和基本要求，不重视案卷质量，不重视档案的保护,不按时向档案馆移交教学档案。 2、教学归档材料不完整、不规范

目前各高校教学档案材料收集与归档工作缺乏强而有力的制约措施。档案在形成的初期是分散的，将文件材料转化为档案，只有通过收集与归档工作才能实现。《档案法》中明确规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须定期向本单位档案机构或者档案工作人员移

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交，集中管理，任何人不得据为己有。”但在实际工作中，由于高校教学工作的复杂性，教学院长、教学秘书、教研室主任、专业负责人、学生工作办公室、任课教师、学生都与教学档案密切相关，很多教师及管理人员平时不注意档案材料的保存和积累，很多教师认为自己的材料还是自己保管比较放心，有的不愿意公开自己的材料，有的材料分散在不同的人员手中。 3、教学档案管理手段落后

高校规模扩张和时间累积产生了大量的教学材料，教学档案管理难度也越来越大。近年来越来越多的学校实施学分制管理，学分制环境下，学生跨专业、跨校区、甚至跨学校进行选课以及弹性学制等“不规则性”使教学档案管理工作呈现更多的复杂性，给传统的教学档案管理模式提出了严峻挑战。

同时在学分制等现代教育技术手段下，产生了大量的标准化数据和电子文档，传统的以纸质形式作为主要载体的教学档案管理模式与之无法有效衔接。此外随着网络技术的发展，在档案的查询、利用上人们迫切需要直接从网络上找到所需信息，传统的纸质档案无法做到这一点。

二 提高高校教学档案建设质量的对策

1、加强教学档案工作的宣传，提高档案管理意识

我国《档案法》已颁布快20年了,但高校师生特别是教师和管理人员中真正了解《档案法》及《档案法实施办法》的人很少。高校档案部门要切实加强教学档案宣传工作。在高校便捷的校园网环境下，通过网络加强宣传《档案法》是快捷、有效的方法之一。 2、建设规范化的电子化教学档案管理系统

随着信息化网络化的发展和无纸化化办公的推行，电子数据和材料越来越多，我们应该改进档案的管理手段和模式，使管理视角从纸质化（实物）管理向电子化（数据）管理逐渐转变，使档案承载信息由“静态”信息向“动态”信息逐渐转变，加快现行教学档案的电子化收集、数据库整理和深度发掘利用。

近年来各高校都建立了完善的校园网络，并在此基础上都引进了教务管理软件并实现了计算机辅助管理，这为高校档案信息网络建设提供了一个强有力的支撑平台。以数据库技术与网络技术为主体的信息技术的应用提供了“标准化”数据、密集存储和快速检索功能，极大提高了文件立卷的效率和档案的质量，为教学档案的维护、鉴定、馆藏结构优化、网内共享、公开和查询，特别是数据进一步发掘提供了最大的便利条件。

加强归档的标准化建设是目前高校教学档案管理最有效的方法。校档案馆、教务处各职能部门在建立档案收档规范、明晰存档标准、设计好数据库之后，剩下的工作就是各学院及教务

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处人员在教学档案网络平台中根据权限直接分类录入或上传存储就可，限制档案和保密档案通过不同权限设置和密钥体系允许有关人员访问，有效保障了教学档案的安全性。 3、加强教学档案管理人员的职业技能培训

信息化背景下，教学档案管理人员除了要有很强的档案意识和高度的责任心，还要有一定的档案知识和处理技能，要有基本的档案价值判断能力。在现有的人事制度下，除了加强人员配备外，更具有操作性的是加强教学档案管理人员的职业素质培养，提供条件让教学档案管理人员有机会去参加各种业务培训班,学习掌握档案专业理论与知识,档案工作的方针、政策、标准、办法，学习国家以及学校相关的教学档案法律法规及管理规章制度,学习计算机使用技能。

4、加强教学档案建设质量的检查

《高等学校档案管理办法》的第十四条明确指出:“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度[4]”。基于网络平台的教学档案管理模式建立起来以后，基于网络进行的检查和评价更为便捷，校档案馆、各职能部门只需要根据管理权限只要检查自己管理的模块数据库中的档案就可，这样可有效减少收储遗漏，督促学院规范档案建设工作。 三、结语

教学工作是高校的中心工作，教学档案是教学工作成果的重要载体，教学档案的收集、整理、保存和利用也是教学管理工作的重要组成部分。高等学校要进一步加大教学档案数字化和网络化建设的力度，提高教学档案管理的科学性和规范性，更好地为提高高校教育教学质量服务。 参考文献

［1］ 王英玮．专门档案管理［M］.

［2］ 孙碧平．谈高校教学档案的价值体现［J］. ［3］ 尹美京．档案意识与档案工作的关系之我见［J］.

［4］ 《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局令[2008]第27号).