供应商管理制度

第一章 总 则 第一条 目的及依据

为了建立和完善供应商管理体系，开展供应商的开发、监督、评估、管理工作，协调供应商关系，优化企业的供应商队伍，最终达到不断提高采购质量和效率的目的，特制定本制度。 第二条 适用范围

本制度适用于为公司提供产品和服务的所有供应商的管理。 第二章 组织机构及职责 第三条 供应部职责：

（一）制订和实施供应商开发计划；

（二）定期开展市场行情调查、收集整理市场信息，汇报供应商情况及编制分析报告； （二）负责潜在供应商的拜访和评估工作，选择和推荐潜在供应商； （三）建立、维护与供应商之间的关系，并不断提高采购质量；

（四）完善供应商档案库，保证数据及时更新和正常使用，利用各种方式及渠道掌握供应商及市场动态；

（五）根据供应商的考核结果进行等级管理。 第四条 总经理办公室职责：

（一）组织采购、请购和使用等各部门对供应商进行考核评估，形成《合格供应商名单》，经总经理审批后传递给相关部门；

（二）定期检查采购记录，检验采购人员是否在合格供应商处进行采购。 第五条 设备管理部、生产技术部、后勤部等请购和使用部门职责： （一）参与本专业范围内供应商信息的收集和供应商调查 （二）对供应商供货、质量、交期和售后服务工作进行监督；

（三）对供应商的技术能力、质量保证能力、生产及交付能力进行考察与评估；

（四）了解供应商的生产流程和关键控制点，协助供应部解决技术或质量控制方面的问题。 第三章 供应商信息收集

第六条 供应商信息收集与调查采购部负责组织，采购人员平时要注意收集供应商的信息，随时登记整理。物品请购部门、使用部门等应积极参与提供供应商信息。 供应商信息来源一般有下列方式： （二）网络等传播媒体

（三）商业广告或供应商主动联络 （四）同行或供应商介绍 （五）公开征询 （六）其他途径

第四章 供应商的调查与选定

第七条 各部门提供的供应商信息，由各部门调查填写《供应商调查表》；凡欲与公司建立供应关系者，由供应商填写《供应商调查表》。《供应商调查表》作为选择供应厂商的参考，应包括下列内容：

（一） 公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。 （二） 公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。 （三） 设备状况。 （四） 人力资源状况。

（五） 主要产品及原材料。 （六） 主要客户。

第八条 生产制造类供应商的选定 （一）供应商初选

根据本公司所用原辅材料、设备情况结合市场供方信息，各部门从各种渠道了解供应商信息，填写《供应商调查表》；或由供应部向候选供应商发出《供应商调查表》，并请供应商提供价目表、材料样品、设备产品说明书及备品备件技术指标。供应部门汇总各部门的推荐信息以及本部门了解的信息，初步选择几家信誉好的生产厂家作候选合格供应商。

（二）生产技术部、设备管理部或使用部门根据采购质量标准对样品进行检测、试用，或对设备、备品备件技术指标向供应商质询，并出具书面意见。

（三）必要时，经总经理批准后，由采购部组织生产技术部、设备管理部或使用部门相关人员对候选供应商进行实地调查，听取介绍，了解供应商的经营理念、质量管理、技术水平、供货能力等情况，根据调查结果撰写书面报告。

（四）依据《供应商调查表》、检测或试用意见、现场考察，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。 （五）采购时，根据采购有关制度，从《合格供应商名单》中确定采购物资供应商进行采购。 第九条 市场经销商类供应商的选定

（一）通过实地考察，听取介绍等方式了解基本情况，并索取资质证明文件。 （二）填写《供应商调查表》 （三）在购买地点进行时货检验

（四）必要时，由使用部门试用，并出具书面意见。

（五）经过两次试用没有质量问题时，根据《供应商调查表》、书面试用报告，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。 第十条 服务类供应商选定

（一）服务类供应商包括校准、运输、设计和化验等供应商

（二）对于服务类供应商首先应调查下述内容，并将调查结果填写供应商调查表： 1．服务范围，资格及其资质证明文件； 2．服务价格；

3．准时提供服务的能力； 4．技术力量与服务设施； 5．对待客户的态度。

（三）对于服务类供应商，现场考察或对其服务过的客户调查，由使用部门和供应部门共同出具书面意见。

（四）根据《供应商调查表》、书面试用报告，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。

第十一条 每个合格供应商，由采购部门负责建立《供应商资料表》及供应商档案。 第五章 供应商的考核和评估

第十二条 对重要物资、服务的采购或年采购金额 ≥5万 的供应商，其每次供货后，供应部门均应组织验收和使用部门填写《供应商信用记录表》。 总经理办公室负责检查《供应商信用记录表》的记录执行情况。

第十三条 每年1月、7月，由总经理办公室组织采购部、设备管理部、生产技术部、后勤部及其它使用部门，对《合格供应商名单》进行复审。结合供应商的实际供货情况及其信用记录，从品质、交期、价格、服务等几个方面对供应商进行考核和评估。 考核和评估后，形成新的《合格供应商名单》，经总经理办公会审批后传递到相关部门执行。

供应部应做好供应商的调查和管理工作，原则上应保证每类产品的合格供应商名单不少于三个。

第十三条 对重要原材料、涉及安全方面的仪器设备的供应商，产品如果出现质量问题一票否决。

第十四条 发现和采购人员串通虚高价格或提供虚假产品，一票否决。 第十五条 一般产品的供应商的考核和评估可参照以下方式进行： （一）供应商考核项目及分数比例如下（满分100分）： 品质：40分。 交期：25分。 价格：15分。 服务：15分。 其他：5分。 （二）评分标准 1、品质评分

质量可靠，技术先进：36~40分 质量可靠，技术一般：30~36分

质量基本能满足要求，技术先进：25~30分 质量、技术基本能满足要求：20~25分 质量基本不能满足要求：20分以下 2、交期评分

依订单规定的交货日期进行评分，方式如下： 如期交货得分25分。

延迟1~2日每批次扣2分。 延迟3~4日每批次扣5分。 延迟5~6日每批次扣10分。 延迟7日以上不得分。 3、价格评分

价格公平合理，报价迅速：10分。 价格尚属公平，报价缓慢：8分。 价格稍微偏高，报价迅速：6分。 价格稍微偏高，报价缓慢：3分。 价格甚不合理或报价十分低效：0分。 4、服务评鉴

（1）抱怨处理评分 诚意改善：8分。 尚能诚意改善：5分。 改善诚意不足：2分。 置之不理：0分。

（2）退货交换行动评分 按期更换 ：7分。 偶尔拖延：5分。 经常拖延：2分。 置之不理：0分。

（三）依据供应商的供货情况，对以上各项打分后，汇总平均。60分以下的为不合格供应商，取消合格供应商资格；90分以上为优秀供应商，根据煤业公司的需求，给予增加订货或加快付款进度的奖励。 第六章 建立采购平台

第十六条 采购人员应及时登记整理供应商信息资料，已与公司发生往来业务的供应商必须建立档案，供应商档案至少包括《供应商资料卡》、《供应商调查表》和《供应商信用记录表》。

第十七条 在采购部的组织下，依照以往的采购资料和平时收集的数据，对合格供应商及其产品分门别类地整理出一套完整的“产品—价格—供应商”资料库，形成公司的采购平台。 价格平台应包含以下内容：

（一）材料（设备）名称； （二）规格型号； （三）主要技术指标； （四）价格区间；

（五）厂家（或供应商）； （六）索引。 第十八条 邀请招标或议标，首先从资料库（采购平台）中选取邀请对象；对于劳保用品、办公用品及常用生产材料等，可以从中指定供应商采购。

第十九条 对单件金额较大的备品备件、材料等，结合自身及周边米业需求，努力和合格供应商建立供应商库存或与供应商建立联合库存，减少资金占用和缩短供应时间。设备管理部人员有责任和义务提供该类备品备件的名单，本单位的使用信息、周边米业的使用信息及有关厂商信息。 第七章 奖 惩

第二十条 对推荐合格供应商，经公司实施采购和评估后，证实为优秀供应商的人员，公司给予推荐人员一定的奖励。

第二十一条 提供虚假信息或故意隐瞒供应商的不良信用记录的人员，视情节轻重，给予200—10000元的处罚。对公司造成经济损失的，追究其赔偿责任。 第八章 附 则

第二十一条 本管理制度由采购部负责解释。 第二十二条 本管理制度自印发之日起施行。

第二十三条 本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，其他与本制度有抵触的规定以本制度为准。

附件一：供应商调查表（生产制造类）

供应商调查表 一、组织状况

1、 名称: 2、地址（公司）： 地址（工厂）： 3、业务范围：

4、登记资本： 5、公司登记证： 营业登记证：

6、主要领导人经历及其他经营事业： 7、员工状况：

二、生产状况： 1、主要设备

名称

规格或能力

数量

单价

厂牌

购入日期

2、 厂房建筑：标准厂房 木屋 公寓、住家 其他 3、建筑物：

a.工厂面积 d.建厂日期 b.办公室面积 e.建筑结构 c.仓库面积 4、工作环境

（1）照明 （2）通风 （3）清洁状况 （4）其它

5、目前承制能力及转包情形

产品种类

目前承制 年生产量

年生产总值

主要转包厂商

备注

三、经营状况

1、往来厂商（其客户和原料供应商）

厂商

负责人

地址

电话

往来项目

2、往来银行

银行名称

帐 号 徵信记录（本公司填写） （注明总分行处）

四、经办者意见（本公司填写）

附件二：供应商资料卡 供应商资料卡

年 月 日 供应商名称 公司地址

供 应 产 品 及 能 力

编号：

负责人 联络人

电话 生 产 规

1.设立日期 年 2.员工人数

3.组织：□股份有限 □有限 □合伙店铺 □独资店铺 4.是否为生产者：□是，□否 5.外包厂商 家

模

1.财务状况 2.生产能力 3.技术 产 4.品质管理 销 5.交货概况

概 况

审核：

附件三：供应商信用记录表 供应商信用记录表

厂商名采购项数称 采购日期

目 量

制表： 金

信用记录额 品交质 货

短

服务/技术评

缺 价

等 级

部门负责人： 制表：

附件四：合格供应商名单 合格供应商名单

供应物资 编号 单位名称 联系方式 联系人 名称 规格型

号

审批： 审核： 表：

附表：管理制度发布（废止）审批表 管理制度发布（废止）审批表

制度名称

审核

日期

制发布 / 废止

价格

附件名称 拟稿部门 拟稿部门意见

总经理办公室意见

部门名称： 意见： 部门名称： 意见： 部门名称：

会签部门意见

意见： 部门名称： 意见： 部门名称： 意见：

主管领导意见 总经理办公会审议结果

注： 1、各部门会签意见表格空间不足的可附页说明；2、总经理办公会审议结果由总经理填写。

拟稿人 拟稿日期 审核日期 会签日期

会签日期

会签日期

会签日期

会签日期

审核日期 审议日期