高等学校毕业生档案管理工作浅析

档案管理　高等学校毕业生档案管理工作浅析　历佳　沈阳ｌ１０１５９）　（沈阳理工大学档案馆，辽宁摘要：学生档案是指本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生本人为单位集中保存起　来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。在高等学校学生档案的移交、保管、利用和转递日常工作工作中有很多细致繁琐又极为重要问　题需要多个部门沟通协调解决。本文着重探讨了如何做好高等学校学生档案的管理工作　关键词：高等学校；毕业生；档案　学生档案是高校档案群中的一个分支，它既是高校考察录用、培　养教育学生的第一手材料，也是国家选拔、任用人才的重要依据，更是　每个学生由学校走向社会后人事档案形成的基础。高等学校要贯彻落　实教育部《普通高等学校档案管理办法》，促使高校学生档案管理工　作规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》、　《高等学校档　定，使毕业生能够对个人的人事档案有条不紊地进行查询、利用和转　递　例如，沈阳市人力资源和社会保障局为确保应届毕业生个人信息　录入的准确性，要求各校送档案或邮寄档案提供统一的学生信息的电　子文档，派送或邮寄的档案顺序需要与电子文档顺序一致，以便于交　案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规完善学生　档案的管理工作。　１学生档案包含的基本内容　学生档案是指本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个　人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存　起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。　目前，由于每个省份对学生档案内容的要求不同，因此作为一名　刚入学的普通高等学校的学生来说，入学之前其档案中包含的内容也　会有所不同。但基本上包含党团员关系、高中阶段档案、高考个人信　息、体检表、报考志愿等。　入学后，其档案基本按照大学阶段的班级学号排列顺序进行保　管　在这个阶段可以在其档案中加入新生入学登记表；学生在校期间　因表现突出获得的院（系）、校级及校级以上等相关奖励材料；学生　在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等各类处分材料；学生在校　期间日常行为表现的学年鉴定材料等；学生在高校期间参加中国共产　党、共青团的材料等；可供组织、人事部门参考的其他材料。　学生从普通高等学校毕业后，将在其档案中加入毕业材料，如高　等学校毕业生登记表、体格检查表、学生成绩单、授位证书决定及毕　业生就业报到通知书等。　２学生档案的转递　中央机关及其直属机构公务员招录考试中对应届毕业生的界定：国　家统一招生的普通高校毕业生离校时和在择业期内（国家规定择业期　为二年，有些地方延长至三年）未落实工作单位、其户口、档案、组　织关系保留在原毕业学校，或保留在各级毕业生就业主管部门（毕业　生就业指导服务中心）、各级人才交流服务机构和各级公共就业服务　机构的毕业生，可按应届高校毕业生对待。　为保证毕业生档案保密安全、准确迅速地转递，避免由于联系方　式不准确、书写不清楚、收件单位地址不详细等原因造成的档案退回　情况　特别是针对提前调取档案的毕业生，其个人档案在大学期间的　材料（成绩单、毕业生登记表、党组织关系材料、奖惩材料、体检　表、报到证等）还没有完善，那么这个时候，就要求人事档案转递　工作人员熟知这些材料信息，联系协调相关部门，争取及时为毕业生　准备好所需材料，完善其人事档案的内容后给予调档。因此，每年的　毕业生人事档案转递工作都是需要档案管理工作人员耐心、细心、用　心、留心、精心的做好每一个整理转递的环节。　特别需要说明的还有另外一种情况出现的问题，即用人单位的调　档函说明档案可由学校密封后，允许学生本人自带。但是由于学生自　己或其他人员对档案内容的好奇或不重视，造成档案开封、损坏，甚　至丢失，因此需要提醒的是个人档案千万不要私自拆封，一旦丢失也　不能全部补全！所以自带的档案一定要万分注意保证其密封状态和安　全　就辽宁省来说，根据《辽宁省流动人员人事档案管理服务规范　（试行）》（辽人社［２０１０］２６４号）中对流动人员人事档案的接收、　转出、材料收集与整理、保管与保护、查阅、出证；流动人员身份　认定、职称委托评定；毕业生档案、辞职和被辞退人员档案接转等十　个方面的工作程序和办事手续的相关规定。高等学校档案管理部门、　学生管理部门等相关职能部门需要不断地联合宣传、普及这些相关规　接、查收和转入档案管理库。使用计算机对学生档案信息进行管理，　是手工管理所无法比拟的，例如，检索迅速、查找方便、可靠性高、　存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，甚至将来可以完全对个人　档案进行全数字化处理。　３出国留学学生档案的保管　一般来说，出国留学学生档案应该存放在教育部留学生服务中　心，由留学人员服务中心出具档案接收函即可调档，主要是便于为海　归留学人员进行海外学历认证、落户等职能需求。其次，也可以存　放在户籍所在地的人才交流中心。放在人才交流中心可以自己交保险　金，从工龄的角度来说，现在一般的单位会根据养老保险缴纳的情况　计算工龄的，具体要咨询用人单位或当地人力资源和社会保障局。　４工龄的基本概念及其与人事档案的关系　工龄是指职工以工资收入为生活资料的全部或主要来源的工作时　间。工龄的长短标志着职工参加工作时间的长短，也反映了它对社会　和企业的贡献大小和知识、经验、技术熟练程度的高低。实行基本养　老保险个人缴费制度以后，以实际缴费年限作为退休和计发养老保险　待遇的依据，之前的连续工龄视同缴费年限。另外户口、档案所在地　和毕业生的就业协议签署日期也和工龄有着密不可分的联系①　５人事档案丢失如何补办　人事档案的丢失对个人来说是很严重的损失，因为有些档案是补　不回来的。在每年的毕业生档案转递过程中，由于工作量巨大、任务　集中、时间紧迫，还有天气炎热、整理空间受限等多方因素的影响，　不可避免的可能会出现诸如档案内缺少材料、档案外皮的个人信息与　档案袋内个人信息不一致、档案邮寄地址更改造成的信息不一致等瑕　疵纰漏。如何尽量避免这些问题，能够及时找回或者补充材料，对学　生来说都会是莫大的帮助！这就需要高校学生档案工作人员有很强的　掌控性，灵活处理问题的工作方式以及加深对学生档案移交、保管和　转递流程的熟知程度，并不断完善提高自身工作业务能力的素质。　高等学校应届毕业生的人事档案可以补办的有新生入学登记表、　毕业生登记表、成绩单等，至于其他档案材料，学生可以向就读高中　档案管理部门咨询。如果参加工作了应该有参加工作的相应记录，如　履历表之类。　综上所述，高等学校毕业生的人事档案需要准确无误的进行转　递，一旦发生丢失，一则有些内容无法完全补办，二则补办程序会很　繁琐，会消耗当事人很大的体力，造成巨大的心理压力。所以在人事　档案的转递过程中，要求高校学生档案的管理工作人员必须尽职尽责　地完成档案转递流程。　高等学校学生档案汇集并展现了全国各地人事档案管理工作方面　的水平和特色，每一位新生人事档案的内容和排列顺序都会由于种种　原因而有所不同，在毕业后的内容也会根据所读高校的特色、在校表　现等各方面的原因而有所不同。在档案的转递工作中，也会由于各地　区、各部门对档案转递要求的不同而产生一些矛盾，但笔者相信，随　着档案信息化工作的不断进步、各界对档案工作重视程度的提高、档　案相关业务知识的广泛宣传普及，高等学校学生档案管理工作会逐步　向着更和谐、更稳定、更安全、更迅速的方向大步的前进！　参考文献　①百度词条，工龄　．７．