基于OA系统工作流技术审批功能应用实践的思考

２ｏｌ　８年第１７卷第１　７期　基于ＯＡ系统工作流技术　审批功能应用实践的思考　口艾旭　【内容摘要】在信息技术的发展带动下，ＯＡ系统在高校行政管理中已广泛应用，对于提升高校行政管理成效显著，其中，基于　工作流技术的电子表单审批功能在管理中发挥了重要作用。本文通过介绍表单审批功能在高校的应用实践，阐述　表单审批功能在管理中的优势及应用难点，以期对数字化校园建设中行政管理信息化建设和发展有所裨益。　【关键词】ＯＡ系统；工作流；审批功能；功能应用　【基金项目】本文为四川旅游学院校级科研项目（编号：１７ＳＣＴＵＳ１７）阶段性研究成果。　【作者单位】艾旭，四川旅游学院　随着数字化校园的建设，以ＯＡ系统为平台，基于工作流　技术建立的审批功能已成为提升高校管理水平、加强内部控　制的重要方式，促进了ＯＡ系统的深入应用，进一步提升高校　限，并将流程与电子表格进行绑定；根据业务需要，设置是否　需要触发其他流程、配置查询和统计项目。　（三）模拟调试。在完成以上两个阶段的工作后，便可模　管理服务水平，受到众多高校的认同与重视。　一、工作流技术及相关概念　拟真实工作场景，从各终端（计算机端及手机端）发起和处理　测试表单，并用流程所涉及的各节点人员角色进行操作，从　内容显示是否正确、操作权限是否分配得当、节点流转是否　正确等各方面进行校验。如未通过校验，便重复上两个阶　段，直至测试的电子表单能胜任日常业务审批需要。　（四）后期维护。电子表单的上线运行，并不代表电子表　单制作的完成。因审批业务的变更、节点人员的流动、ＯＡ系　统的升级等因素的存在，都需要及时对电子表单进行更新维　（一）工作流技术。目前对于工作流技术并没有一个统　的定义，国际工作流管理联盟（ＷＦＭＣ）将其定义为：将计　算机科学技术与产品开发过程及经营管理相结合，进行信息　一化软件系统的应用开发，实现企业生产经营执行和管理的全　自动或半自动化。…通过归纳部分企业院校、科研机构对工　作流的不同定义，可将其内容概括为：工作流是通过计算机　技术实现业务的过程，这个过程是根据工作的内容，按照一　定的顺序，通过中间节点的处理与传递完成。　ｊ　（二）工作流技术在ＯＡ系统中的应用范围。工作流技　术是ＯＡ系统运行的核心，在协同工作、公文管理、会议管理、　护。同时，要提高电子表单的利用率，还需要面对系统中不　同角色操作人员进行培训。因此，后期维护是一项基础而又　长期的过程。　三、实践效果总结　表单应用、公告、调查等模块中均运用了该技术，但结合高校　行政管理审批事项，使用频率较高的模块主要有两个：一是　公文管理模块，实现公文收发流转的电子审批；二是表单应　用模块，将传统纸质表单电子化，实现单位内部日常审批工　作的网上审批。公文收发的电子化审批提升了高校办公室　工作效率及工作质量，而其它行政管理审批业务的电子化，　才是整体提升高校行政效能的关键。鉴于已有较多学者对　公文管理模块进行了研究分析，本文尝试以表单应用模块为　例进行探讨。　二、工作流技术审批功能的应用情况　（一）前期准备。一是将校内各部门涉及审批时需要用　（一）表单审批应用的优势。　１．业务审批便捷高效，工作流程规范清晰。在传统的行　政事务审批中，发起人在申请时不一定了解申请事项的工作　流程，一般先通过查阅相关文件或通过咨询相关业务工作人　员，获取工作流程及需要准备的相关资料再作申请，不仅消　耗申请人的时间与精力，对于业务部门来讲，接受业务咨询　的情况也是日常工作的部分内容。在电子化的工作流程中，　发起人仅需选择正确的电子表单，根据表单要求填写内容或　上传相关信息并提起申请，其余工作完全交由系统自动处　理，甚至不必了解表单中间流转的环节，在审批结束后，便会　收到申请的结果。审批人员在互联网技术、电子签章与数字　签名技术的支持下，即使外出办公，也能通过平板、手机等移　动设备及时审批。　２．数据填写标准规范，查询统计方便有效。以往在纸张　上填写某些规范比较严格的表单（如某些财务审批事项），因　字迹潦草、漏填、错填等情况的存在，而导致重新审批的情况　时有发生。应用电子表单后，系统会对填写的关键字段进行　检验，如信息类型填写错误、表格内容必填而没填的情况，系　统将拒绝发起人提出申请并提示错误，避免了因填写错误而　到的印章收集整理，请ＯＡ系统开发人员制作电子签章；二是　将各类纸质审批表格，按ＯＡ系统的要求制作成电子表格，实　现审批表的电子化；三是根据学校的各项规章制度梳理各类　审批业务的流程，确定主流程与分支流程的判断条件及流程　中各节点具体处理人员、审批权限、审批时限。　（二）制作实施。在ＯＡ系统开发人员将制作好的电子　表导人系统后，需在系统中完成相应配置：对表单中各表格　的类型、显示格式等项目进行基础设置；配置表格填写、审　核、审批、办理、阅读等操作权限；制作与电子表单相匹配的　业务流程，设定流程期限、流程节点处理时长等节点操作权　返工的情况。同时，电子表单的应用也避免了审批单据的丢　失，业务部门可随时按需要分类查询、打印表单内容，并可对　Ｉｎｄｕｓｔｒｉａｌ＆Ｓｃｉｅｎｃｅ　Ｔｒｉｂｕｎｅ　．２６３．　豳蟹蛋强暖强圜２０１８年第１７卷第１７翮　请等等。　（三）表单审批应用的建议与思考。　１．设计制作方面的建议。　（１）重视流程设计的完整性。领导及表单制作人员须要　审批项目进行分类汇总、导出、生成业务报表，提升了审批业　务的管理能力。　３．审批流程公开透明，整体协作能力得以提高。发起人　在发出申请以后，可随时查看流程进度及各环节审批意见，　流程中间节点人员也可对该事项进行督办。在某些事项的　审批流程已结束，但还未到办理时间，系统会触发相应事件，　提前发出手机短信提醒相关人员，以避免遗忘重要事件。再　如某些表单的完成，是其他另一项审批业务的前提，以电子　表单审批时，不需要发起人单独发起两个表单，而由系统按　照设定自动触发，也就是说，发起人只需要填写一次基础表　单，就能完成两个或多个表单审批业务，高校的综合协作能　高度重视流程梳理准备工作。对于同一个表单，要考虑到可　能由不同的角色发起，或由不同角色的人员审批，以及事件　的不同，表单流转的判断依据是否充分，流转方向的判断条　件设置是否准确等等因素，考虑得全面与否与表单制作质量　息息相关。　（２）有效沟通保障流程运行的高效性。部门业务人员与　表单开发人员之间充分有效的交流与沟通，是表单审批流程　力得以提高。　（二）表单审批应用的难点。　１．设计制作方面的难点。　（１）流程设计不完善。电子表单制作的第一阶段，是电　子表单应用的重要前提。对于完善的表单流程，办公人员即　使对申请业务不熟，或计算机操作水平不高，也能轻松顺利　地完成；而表单流程如有缺陷，再短的流程也可能流转不动，　或因流转有误而导致废单，让办公人员感到操作不便，不利　于表单审批的应用推广。　（２）流程运行不够高效。部门熟悉审批业务的工作人员　不懂表单审批流程的开发技术，而负责表单设计开发者不了　解具体审批要求，导致所制作的表单流程运行效率不高。　２．应用维护方面的难点。　（１）存在“休眠”表单。从实践中得知，同期建立的表单，　一部分运行得很好，极大地提升工作效率，减轻办公人员工　作压力，而另一些表单则长期处于“休眠”状态，基本得不到　应用。原因在于两方面：一是管理者担心电子表单的法律效　力，担心责任问题，同时也有审批者习惯于传统审批时与申　请审批人进行面对面的交流，忽略了信息化的沟通手段；二　是工作人员对于新技术的适应能力不强，认识不够，习惯了　传统纸质办公方式，未意识到信息化办公是未来大势所趋。　（２）流程应用僵化。即使表单流程制作时考虑得再全　面，也会在实际应用过程中遇到特殊情况，需要及时对现有　流程进行适当调整才能完成审批需要。如果办公人员不熟　悉操作，将导致电子审批流程的中断而沿用纸质审批方式进　行替代，或导致审批手续的不完善。　（３）审批内容可能出现偏差。因电子化的审批事项看不　到纸质文件，任何表单的附件都是以电子图片或电子文档的　形式呈现。在存档时，若不是通过表单下载附件打印，而由　发起者提供纸质内容进行存档，就有可能出现审批内容与存　档内容不匹配的情况。　（４）应用维护对开发商依赖度高。在人员的流动、组织　机构的变动、及审批业务调整的同时，也需要对相应的电子　签章、数字签名或流程进行维护。　３．表单审批技术应用的难点。　（１）审批签名存在安全隐患。一方面是因为管理者对数　字签名技术的不了解，安全意识有待提高；另一方面则因为　数字签名技术在ＯＡ系统中属独立的一项模块，需另行购买，　并且仅能购买与现行ＯＡ系统相适应的模块，不具有选择性。　（２）审批业务具有局限性。高校的行政管理工作不仅限　于教职员工，还涉及众多在校学生。但ＯＡ系统中的用户主　要是教职工，不含学生。涉及学生活动的部分审批事项只能　通过线下纸质完成，如：学生课后教室使用申请、勤工助学申　．９Ｒ　．　高效运行的重要保障。仍以请假单为例，经过讨论沟通，开发　者对流程发起者身份加入了系统自动判断条件，系统自动按　其身份选择正确流程，复杂的流程整合为一条简单高效的流　程，不再需要发起人对流程作出选择，即可顺利完成审批业务。　２．应用维护方面的建议。　（１）减少或避免“休眠”表单。一方面，需要提高办公人　员对电子审批高效与便捷的认识，转变传统的办公观念。另　一方面，所制作的表单应随审批业务的调整及时维护，以适　应办公需要。　（２）提高审批流转的灵活度。流程节点人员办公自动化　操作水平决定了审批业务流转的灵活度。对于实际应用中　遇到的特殊情况，需要流程节点人员临时对流程进加签等修　改流程的处理，这是对工作人员办公自动化操作水平的考　验。加强办公自动化操作学习，是对表单流转灵活度的　保障。　（３）办公人员的工作能力与态度决定了审批内容的准确　性。鉴于审批内容可能出现偏差的情况，需工作人员在进行　归档整理时，将审批存档纸质文件与电子内容进行核对，以　确保审批内容的准确性。　（４）培养专业人才，减少对开发商的依赖。对于高校内　部审批业务的电子表单建设和维护，总是依赖系统开发商的　协助完成不是长久之计，高校自身需要培养或引进既懂业务　又懂技术的复合型人才，从而降低对开发商的依赖度，降低　办公自动化建设成本，提升办公效率。　３．其他方面的思考。　（１）推进数字签名技术的全面应用。《中华人民共和国　电子签名法》确定了电子签名与传统手写签名和盖章具有同　等的法律效力。目前，数字签名技术在政府、企业的审批业　务中被普遍使用。高校的管理人员应认识到，未使用数字签　名的审批事项在表单中保留的仅仅是操作痕迹，有被冒用的　风险。只有加大办公自动化建设力度，购买数字签名技术，　才能进一步提升对审批业务，尤其是重要审批业务的安　全性。　（２）突破局限性，积极探索其他替代方案。虽ＯＡ系统　的主要用户群体导致了审批业务的局限性，但可尝试用其他　方法代替。如涉及学生活动审批事项由辅导员代为申请，或　给学生分配临时账号，从而保证审批业务的顺利开展。　【参考文献】　［１］范玉顺．工作流管理技术基础［Ｍ］．北京：清华大学出版　社；海德堡：施普林格出版社，２００１　［２］贺丽琴，张小英．工作流技术的研究与应用［Ｊ］．科学之　友，２０１１　Ｉｎｄｌ１　１．ｉＡｌ＆　Ｐｉｐｎ｜’ｐ　ＴｒｌｈＩ！ＩＩ１￣