浅谈人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

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浅谈人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

卜晶 吉林油田公司英台采油厂人事劳资科

中图分类号：C962 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）8-341-01

摘 要　　　人力资源管理能帮助企业更好地培养人才和吸收人才，还能帮助企业在运营上更好地发展，对企业管理有着重要的意义。本文笔者根据工作实践经验对人事档案管理在企业人力资源管理中的作用进行了分析探讨。关键词　　　企业人力资源管理　　　人事档案管理　　　作用一、企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求（一）建立企业文化

人力资源管理的本质是对人才的管理，而企业文化的建设推行正是人力资源管理中十分有效的手段，它可以增强人才的凝聚力以及对企业的归属感。因此，在人事档案管理中，企业以自身的企业文化为标准，制定与之相适应的管理制度，从而加深企业文化对员工的影响。

（二）丰富人事考核的内容

企业的人力资源管理中一定会涉及人事考核，它是评估企业员工价值的一种措施。人事考核往往要根据人事档案来进行。而传统的人事档案管理只重视对员工的调动、奖惩、学历、专业能力水平、人生经历等内容的记录，而对其性格、素质、绩效、职业道德等相对间接的内容有所忽视，从而使得人事考核的内容有所欠缺。因此，要通过人事档案管理的内容进一步多样化，令人事考核的指标更加丰富，提高人力资源考察的全面性。

（三）改善薪酬机制

员工薪酬的评估通常也要通过企业人力资源管理来完成，新时期，要提高人事档案管理对员工绩效记录的重视程度，以便人力资源管理部门进行合理的薪酬改革，建立以绩效为方向的薪酬汇报机制，从而调动员工的工作热情。

二、人事档案管理在企业人力资源管理中的作用（一）提高企业内外部员工的整体质量

在企业内部，人力资源的招聘工作涉及两个方面，即内部和外部招聘。顾名思义，内部招聘就是从企业的内部选择优秀的员工，而外部招聘就是通过社会招聘或者校园招聘寻找所需人才。然而在内部招聘中，招聘人员往往会出现利用裙带关系进行招聘的现象，而不关注应聘者的专业素质，这就造成了员工素质低下，影响了企业的形象，同时也对企业的内部管理造成了严重的影响。通过对人事档案的管理，能对员工的资料进行系统的分析，更好地安排相关招聘人员，从而保证员工的高质量。另外，在内部招聘中，企业能对员工的基本信息有更充分的了解，从中选拔出更优秀的人才。

（二）帮助企业进行人力资源规划

人事档案分为以下几方面信息：人才结构、人才水平、人才数量。通过对人事档案的管理，能帮助企业更好地分类人才，还能帮助企业了解企业的人才储备情况，如在对企业内部职工的退休以及人员流动进行分析时，通过人力资源管理能及时了解企业的人员情况，对企业发展以及未来规划有着重要意义。在企业未来的发展中，人事档案管理工作能有效地帮助企业进行内部人员规划，为企业提供有利的发展条件。

（三）帮助企业更有针对性的实施培训

对员工的培训工作是一项很重要的任务，企业要对每个员

工有充分的了解，对员工进行针对性的培训，只有这样才能达到预期的培训效果。通过人事档案管理，企业可以知道员工的年龄，还有员工所接受的教育程度，对于年龄较小的员工，企业可以进行员工知识培训，让新员工能更好的了解工作内容；对于年长的员工，由于他们不太能接受这种培训，企业可以采用健康培训的方式，调动员工的积极性，让他们能更好地投入到工作中。

（四）促进企业跨地域文化管理

企业内的员工来自四面八方，有着不同的文化背景，也会给企业带来不一样的地域文化。因此，在管理过程中，企业要充分了解每个员工的不同文化背景，帮助员工对彼此间有更好的了解，以免因文化背景的不同产生不必要的冲突。人事档案管理工作能对员工进行很好的分类，相关管理人员要根据每个员工的背景特点进行分析，提前预判未来可能会发生在员工之间的矛盾冲突，并制定好解决方案，如企业可以让他们通过在工作中的合作，创造一个良好的沟通环境解决矛盾，以此提高凝聚力。

（五）对员工采用有针对性的激励手段

通过人事档案中的内容，能让企业人力资源管理人员充分了解员工在工作上的需求。马洛斯曾提出过一个需求层次理论，他说人会有很多种需求，不仅有生理需求和安全需求，还有社会需求和尊重需求以及自我体现的需求，而每个人对于这些有着不同层次的需要。对于一个企业来说，想要了解员工的需求，就要对员工信息充分的全面的了解，经过对这些信息的分析后，企业可以利用不同的激励手段，调动员工的积极性，让员工对工作充满热情。

三、结语

人力资源管理关乎企业的未来发展方向，而传统的管理方式，没有一套完整的管理机制，手段也比较单一、守旧，工作人员素质欠缺，技能水平也不够，这就使企业无法达到预期的发展目标。而人事档案管理作为这项工作的重中之重，它有着非同寻常的意义。

参考文献:

[1] 李颖.人事档案管理在人力资源管理中的作用[J].商,2015(45).

[2] 刘娟.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用[J].科技与企业,2014(14).

[3] 周静.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用[J].企业改革与管理,2017(15).

[4] 李文龙.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用[J].价值工程,2013(17).

MEC2018.8341