浅谈高校教务秘书在教学管理工作中的作用

中国西部科技　２０１　１年１２月【下旬）第１０卷第：３６期总第２６９期　用　官建勇　（长江师范学院，重庆４０８１　００）　摘要：高校教务秘书是教学管理队伍中重要组成部分，教务秘书的能力和修养及其积极性直接影响着教学管理的实施，从而直　接或是间接的影响到教学质量和教学效果。本文介绍了教务秘书在高校教学管理中的地位和作用，对影响教务秘书教学管理工作　的主要因素进行了阐述，并结合实际提供了相关的改进措施，希望能引起广大同行的共鸣和领导的高度重视。　关键词：教务秘书；教学管理；作用　ＤＯＩ：１　Ｏ．５９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１　６７　１－６５９６．２０　１１．５６．０４０　随着中国高等教育和管理的大力改革，高校竞争日益　激烈。而加强教学管理，提高教学质量，成了高校现阶段　工作的不可或缺的内容。部分高校为了加强教学管理，提　出了教学管理工作下移的改革方针，即把学校教务处集中　处理排课，组织各类等级考试、期末考试，学生实习见习　等大部分的工作下移给二级学院的教学管理部门。承担这　些任务的主要是二级学院的教务秘书。由此看来，教务秘　书在高校教学管理工作中发挥了强有力的作用，是教学管　理政策的执行者之一。教务秘书教学管理工作的效率直接　影响着整个二级学院教学管理的实施。揣摩影响教务秘书　教学管理工作实效的主要因素，制定提高教务秘书教学管　理工作实效和发挥教务秘书作用的有效措施，是新建地方　性本科院校加强教学管理、提高教学质量的关键所在。　ｌ　影响教务秘书教学管理主体作用的主要因素　１．１办公条件有限　目前仍有少数高校教务秘书的办公室空间小，人员　少，办公设备不齐全，办公设备质量差，这样的工作环境　严重影响了工作效率。由于办公空问小，档案资料不能有　序排列，给日后查找资料带来不便。教务秘书每天都要与　很多的师生打交道，需要一个宽敞的办公环境。由于教学　管理工作的下移，有许多的文件资料需要处理、打印和保　存，所以给每一位教务秘书配备一台配置较高的电脑和一　台激光打印机是必须的。另外由于办公设备不齐全，有些　可以复印的材料无处复印，只能通过打印的方式处理。这　样就会造成打印机不必要的磨损，久而久之，办公成本就　会很高。　１．２缺乏相关激励措施，职责不分　教务秘书的工作比较繁琐，临时分配的工作也很多，　可能会出现分工不均匀、不明确的现象，造成了“多干少　干一个样，干与不干一个样”的情形。出现这种局面很重　要的一个原因是没有强有力的激励机制来刺激他们的积极　性。若多做了工作得不到奖励，少做了工作也不会受到批　评，这样的工作作风一旦发展起来，就会形成一种懒散的　局面，就会阻碍教学管理工作的有效、顺利的开展，也会　极大的影响办事效率，不利于最大程度发挥教务秘书的作　用。　给领导的决策提供新颖而又实用的建议。　１．４专业不对口，服务意识不强，教务秘书本身的业务能　力有待提高　据初步调查，教务秘书的选用标准没有得到学校人事　部门的重视。有的教务秘书所学专业与所在部门开设的专　业不对口，以至于读不懂教学计划的内容，也就不能起到　安排、检查、督促授课任务按教学计划执行的作用。　教务秘书工作的服务性强，要面向学生还要面向教　师，更要当好师生之间沟通的桥梁。由于教学管理事务繁　琐，教务秘书难免会有烦躁情绪，若学不会自我调节，就　可能会将自己的不良情绪发泄给教师或是学生，这样以　来，就会与师生之间产生误会甚至是矛盾，这样的工作方　式只会使接下来的工作非常被动，影响整个教学管理政策　的执行。　１．５教务秘书的工作不受重视　在实际工作中，很大一部分师生都认为教务秘书就是　起个上传下达的作用，对教务秘书的工作不尊重。这也无　形之中挫伤了他们的工作热情，制约了教务秘书在教学管　理上的创新。　２　发挥教务秘书教学管理工作重要作用的措施　２．１改善办公条件，创造良好的工作环境　为了便于教学管理，高校在经济条件允许的情况下可　以购买教学管理的软件，软件会涵盖学生和教师的相关信　息、学生选课、排课管理、考务管理等几个模块。有了教　学软件的协助，教学管理工作将达到事半功倍的效果。教　务秘书需要对教学数据进行整理、存档，需要学院提供必　要的办公设备，实行办公现代化是提高教学管理工作效率　的一个重要途径。　２．２加强制度建设，制定合理的激励机制　有效的教学管理，需要一支能吃苦、能战斗、能创新　的教学管理队伍，更需要拥有一套完整的管理制度。　（１）建立岗位职责制度，明确分工。目前，部分高校　的少数中高级行政管理人员管理理念存在误区，认为教务　秘书的工作就是简单的机械劳动，经常把教务秘书的工作　与学院办公室人员的工作混为一谈。总体来说，教务秘书　是教学管理队伍中的一员，是从事教学管理的基础性工作　（例如授课任务的安排，组织各类考试，学生学籍管理等　工作），保障教学计划按时按量的完成，收集师生对教学　的意见和建议，为领导的管理决策提供有用的资料支持和　相关信息。只有明确分工，教务秘书在教学管理过程中就　不会与其他人员产生扯皮现象，也能为日后学校评价个人　工作绩效提供可靠的依据。　（２）保证待遇的公平合理，体现“以人为本”。教务　秘书由于忙于琐碎的教学管理工作，加班加点是经常的事　情，这样以来就会忽视自身科研方面的发展，可能会影响　到职称的晋升，从来影响待遇的提高。另外，仍有许多高　１．３没有或很少有外出学习交流的机会　俗话说“三人行必有我师”，作为教学管理人员尤其　是战斗在教学管理第一线的教务秘书同样需要向同行学　习。只有借鉴先进的教学管理理念，结合本学校的实际情　况，才能开拓出适应本学校发展的新思路。目前部分高校　外出交流的机会主要面向学校的中级以上的行政管理干部　和高职称的教师，很少考虑提供机会给教务秘书到其他兄　弟院校交流学习。若总是在闭塞的环境中埋头苦干，缺乏　新的管理理念，依赖守旧的工作思路，只会导致教务秘书　个人的业务水平停滞不前，便不会也不能创新，也就不能　收稿Ｅｌ期：２０１１—１Ｏ一２６修回日期：２０１１—１１－２２　作者简介：官建勇（１９６７一），男，现任长江师范学院化学化工学院教务秘书，主要研究方向为思想教育、教学行政管理等。　６８　厂＿］　职称的人员从事教务秘书的工作，而待遇却仍然与岗位挂　钩，从而使心里不平衡，对本职工作失去兴趣，这也是造　成教务秘书队伍不稳定的重要原因。建立一套合理的薪酬　管理制度，可以起到激励作用，使教务秘书安心本职工　作，并积极吸引和留住优秀的教学管理人才，保持良好的　工作态度和工作积极性。　（３）建立严格的奖惩制度，提高待遇。建立明确的奖　惩制度，严格按照制度办事，坚持原则，不徇私情，奖罚　分明是教学Ｊｔ￣ｌＮ开展的有力保障。对于工作表现突出的同　志可以在大会上给予表扬或是给予一定的物质奖励，也可　以在开展年度评优评先的活动时优先考虑。对于经常加班　加点的同志予以关心，适当给予一定的补贴。同样对于工　作中表现差，工作积极性不高，严重影响教学管理工作的　教务秘书要进行惩罚，以儆效尤，以此保障制度的执行，　顺利开展教学管理工作。　（４）提高教学秘书的经济待遇，让他们充分认识到自　己的价值，确保人才不流失。马克思主义政治经济学告诉　我们：经济是基础，一切发展都必须建立在经济这个坚固　的基础之上。一个国家的发展主要看它ＧＤＰ的增长情况，而　个教学秘书的价值也可以通过他的经济收入情况来体　现。所以，要想充分发挥教学秘书在系部管理中的作用，　也必须适当地提高教学秘书的经济待遇，这样才能进一步　刺激他们的工作积极性，以获得更多前进的动力，才能更　好地发挥出在教学管理工作中的能量与作用。　（５）提供培训和与同仁交流的机会。在不影响正常工　作的情况下，可以组织教务秘书集中学习，比如教育学、　心理学、管理学等方面的学习、教学系统软件的使用、学　籍管理规定的实施等。这种短期培训实用性强，受益面　广，组织起来比较方便。也可以组织教务秘书到其他兄弟　院校参观学习，交流经验，取长补短。若有条件亦可邀请　知名的教育专家来学校讲学，这样可以使教务秘书开拓眼　界，活跃思想，有利于他们改变旧的管理理念，总结出新　颖的符合学校实际的管理方法。　２。３加强自我学习，注重自身能力素质的培养　教学管理人员作为教学活动的组织者和管理者之…，　必须懂得教育心理学、教育管理学、等学科的基本知识。　自觉学习政治理论知识，提高政治素养，树立正确的人生　一筻里　观和价值观。在实践中，逐渐探索教学管理的新思路，提　高管理的效率和水平。除此以外，教务秘书还　具备比较　扎实的学科专业知识，以便于从专业化的角度做好本学科　专业教学计划的修订、实施，为学院学科建设、课程建　设、科研建设、实验室建设、师资队伍建设、教材建设等　工作贡献一份力量。　教务秘书应热爱教学管理工作，具备强烈的事业心和　责任心。教务秘书的工作不同于教师，不容易产生成就感　和满足感。如果教务秘书不热爱本职工作，没有奉献学校　的精神，是很难把本职＝厂作做好的。　发展才是硬道理，要发展就要有创新。教务秘书工作　的创新是指创造新的方法、新的措施、开创新的局面，给　教学管理带来新的成效。高校的教学管理工作本身就是一　项需要不断创新的工作。教务秘书要勇于接受挑战，抓住　发展机遇，在借鉴和学习的基础上，积极开拓教学管理的　新理念、新方法、新内容。同样在学习中、在创新中成就　自己。　综上所述，对高校而言，要建立一支不断提高教学管　理工作实效的教务秘书队伍，除了在观念上和政策上予以　重视外，还必须采取强有力的措施加强对教务秘书的教育　和培养。教务秘书本身也要在实践中注重政治素质的提　高，发扬奉献精神，培养责任感，强化业务能力，更好的　为师生服务。　教学工作是高等院校的中心工作，教学管理足高校管　理的重心所在，是提高整体办学水平的根本保证。而教务　秘书工作是教学理工作的基础环节，是连接学校教学工作　与院系教学工作的桥梁与纽带，是上级教育思想、教育计　划的执行者，实施者与管理者。因而，充分认识到教务秘　书工作的重要性，提高教务秘书业务素质水平，充分发挥　教务秘书在教学管理：［作中的作用，对于做好高校教学管　理工作具有重要的现实意义。　参考文献：　［１］胡德同，陈爱霞．浅沦高校教务秘书在教学管理中的作用及素质　要求［Ｊ］．中国西部科技，２００８．　［２］刘平．高校教学管理工作新思考［．　］．湖北经济学院学报（人文　社会科学版），２００７．　［３］孙雪梅．教学管理科学化与教风学风建设［Ｊ］．中国冶金教　育，２００７．　淼弹撤搿魏　ｅ　（上接第６　５页）动中合作发展，有助于规范社会行为、协调　社会关系、促进社会认同、秉持社会公正、解决社会问　题、化解社会矛盾、维护社会治安、应对社会风险，形成　公平、公正的和谐社会。　２．２坚持民主执政，推进社会主义民主　执政党要积极支持和领导人民发展民主，深化政治体　制改革，其中的重要内容是改变党和政府控制社会的方　式，通过融入社会来领导和控制社会。公民社会是民主政　治的重要的组成部分和重要的社会条件，是推动民主政治　的积极力量，它可以为民主执政提供了社会心理基础、社　会结构基础和社会规范基础。在当前要从以下途径展开：　是在涉及公共利益的重大决策面前，政府与公民的对　话，有利于减轻社会冲突和避免危机。二是运用现代网络　媒体手段，注重公共舆论空问的建设和发展，以发掘民间　智慧，发动社会力量，及时反馈信息，提高政府执政的纠　错能力。　一是尊重、引导和培育公民的法定权利意识，提高公民素　质。法律意识作为现代法治精神的内核，其形成和发展既　可呈现为一个自然历史的过程，也可以是人们有意识地选　择和培育的结果。公民意识不足个空泛的口号，而是具有　非常重大的实践价值。它不仪是指公民个人自觉自愿的法　律意识，更应该是广大政府机关及其工作人员尊重公民权　利、把公民尊严放在重要位置的观念。要继续坚持通过社　会基层的自治实践提高民众的民主与法制意识；更要在行　政机关执法时依法办事。二是必须切实维护公民的基本权　利，推动公民参政议政。依法执政通过建立健全与公民政　治权利相配套的制度，使公民权益直接与执政党政治权力　的运行相结合，使政治决策与人民意志的利益一致，并通　过法定形式和途径最广泛地动员和组织人民群众参政议　政。三是对不断提出的公民权利诉求作出制度性回应，应　当着力解决民众诉求渠道的不畅，排解民怨，尽可能消除　２．３坚持依法执政切实维护公民的合法权益　坚持依法执政，要求以法治的理念、法治的体制、法　治的程序保证党领导人民有效治理国家，把坚持党的领　导、人民当家作主和依法治国有机统一起来。要做到：一　各种不平等，特别是对社会大转型引发了众多的社会问　题，如信访问题、“三无”农民、房屋拆迁、土地征用、　城市地摊、环境污染、物业纠纷，等等。　参考文献：（略）　６９