收文登记簿模板

编号： 日期： 起草单位： 收文单位： 收文文号： 文件题名： 附件： 备注： 收文时间： 答复时间： 登记人： 一、定义

本收文登记簿（以下简称“登记簿”）是收发文时进行文件收发登记记录的媒介，用来保存公文（以下简称“文件”）的每次登记信息，以及查询已收文档的登记情况。 二、结构

登记簿包括如下文件元素：

（1）编号：对每份文件进行编号，以防重复登记。

（2）日期：收文登记的日期，由收文人实际收文的年、月、日填写。 （3）起草单位：将发文单位填写在起草单位一栏。 （4）收文单位：将收文单位填写在收文单位一栏。 （5）发文文号：将文件发文文号填写在发文文号一栏。 （6）发文日期：将文件发文日期填写在发文日期一栏。 （7）文件题名：将文件的题名填写在文件题名一栏。 （8）附件：将文件以及附件情况填写在附件一栏。

（9）备注：此栏可以填写文件的接收情况以及答复的情况。 （10）收文人：将收文人的姓名填写在收文人一栏。

（11）收文时间：将收文人实际收文的时间填写在收文时间一栏。 （12）答复时间：将答复文件的时间填写在答复时间一栏。 （13）登记人：将收发文登记的人名填写在登记人一栏。 三、使用

（1）当收文时，收文人须填写以上表格，填写完毕后上交给责任处室的负责人进行登记；

（2）每份文件只能登记一次； （3）已收文文件可在登记簿中查询；

（4）答复文件，收发文人员须在登记簿中填写答复时间； （5）每季度将登记簿交回财务处审核管理。 四、特别说明

若文件附件情况发生变化，应同时修改登记簿；若文件内容有改动，则不可覆盖登记簿。