构建现代企业档案管理精益化模式的探讨

摘要：企业实现精益化管理是适应社会发展需要的根本要求，更是实现科学、可持续发展的必由之路，而档案管理是企业科研、生产、经营和管理活动的基础性管理工作，因此，将精益化管理思想融入到企业档案管理中去，是企业全面实现精益化管理的重要举措。如何构建现代企业档案管理精益化模式则是当前的重要课题。笔者从完善管理方式、提升服务质量和提高档案信息化水平等方面来展开探讨。将精益化管理模式应用于档案管理的本质在于，需要提炼出该管理模式的主要思想和核心理念，使其成为完善和优化企业档案管理的方法论指导。其中，强调“精要”和“效益”则构成了本文立论的出发点。 关键词：现代企业；档案管理；精益化；探讨 一、精益化管理模式概述

1、精益化管理概念的研究与应用。精益化管理是一种管理哲学。“精”就是少投入、少耗资源、少花时间，“益”就是精益求精。精益化管理与精细化管理相伴而生，共同发展。精益化管理思想源于被誉为“科学管理之父”的泰勒，1911年他发表了《科学管理原理》一书，提出了精细化管理理念。精益化管理思想随着工业革命、经济全球化逐步发展而来，应用范围也由提高企业劳动生产率扩展到经济、教育等其他领域，精益化管理模式逐渐被运用到现代管理的方方面面。

2、管理模式应顺应管理实践不断创新。进入新时代，信息化、全球化、经济一体化促使管理模式不断调整，管理实践也随之创新。新时代管理的出发点主要集中在如何提高劳动生产率的问题上，侧重于以人为本的管理，力图对管理进行社会性研究。面对当前时代的变化，现代企业档案管理模式不改不行，改慢了也不行，所以必须勇抓机遇，赶上时代的发展，新的管理模式催生创新、锻造队伍。 二、现代企业档案管理存在的问题

1、对于档案管理工作来说，企业重视程度不够。现阶段我国企业普遍存在档案管理水平较为低下的现象，这主要是由于企业在发展的过程中考虑更多的是经济因素，档案管理工作还存在形式的层面，核心内容相对较少。我国市场体制近些年在不断成熟和完善中，对于建设企业档案管理工作来说，因重视程度不足，还存在一定的滞后。

2、企业没有行之有效的档案管理制度。企业在档案管理制度方面，不论是档案的收集、整理还是保管工作，没有明确的档案管理制度，因此导致了执行力度不足，加之档案管理人员的责任心不强，偶有档案丢失的现象，在档案借出时的相关手续不健全，也存在档案丢失的现象。同时部分人员篡改档案中的资料和数据，档案的价值和真实性无法充分保证。

3、企业具有不完善的档案管理评估体系。档案管理评估体系工作主要是对档案管理过程中的阶段性总结和评估，但是相当一部分企业没有建立和完善档案管理评估体系，这就在一定程度上导致了企业根本不了解现阶段档案管理工作的情况，没有能够优化和发展企业档案管理工作。

4、目前企业档案管理人员的素质还相对低下。我国企业正面临着深化改革的关键时期，这就需要我们不论是内部还是外部都要针对这一形势进行调整，档案管理工作也不例外，这对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理工作被管理人员认为是轻松的活，思想意识方面都不够深入，同时对于在职员工和新进员工都没有对相关知识进行系统学习。因此，对于提升企业档案管理工作而言，存在很大的滞后性，工作都只是在表面。因此，要不断提升档案管理人员的综合素质。

三、现代企业档案管理精益化模式分析 1、提高认识，树立档案管理新观念

档案是企业工作的查考凭据，是单位各项工作及其管理活动的真实历史记录，真实地记录着企业生产经营状况，是企业发展运营过程的真实记录和见证。通过档案能够了解一个企业的成长历程、核心价值和文化氛围等。档案室是企业历史资料和企业技术资料等的库存地，记载着企业发展史上的优秀成果。随着市场经济的发展，档案部门应解放思想，转变观念，不能“坐等上门”，而要“大开门户”，培养敢想、敢说、敢干的档案工作人员；不骄躁、不盲从，用科学的态度研究管理工作出现的新情况、新问题、新事物；加强与各业务部门的横向联系，积极主动地做好档案管理工作。在实践中我们认识到，要得到领导的重视和业务部门的配合，档案部门一方面要创造性地做好自己的工作，另一方面，要多向领导汇报工作，多与业务部门联系，积极主动地做好档案宣传工作，使他们了解档案文件材料的形成、积累、归档，为什么要列入工作计划、怎样列入工作计划，通过采取什么措施，使档案材料形成、积累、归档同日常工作一起检查和考核。从而使档案管理要求与企业各业务部门的工作达到协调一致。 2、体制创新，使档案工作适应现代企业的高速发展

2.1机构创新的核心是精简。无论哪个企业，精干是一个必然趋势，企业档案工作也要顺应企业的需要，档案管理的工作方法也必须创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。这个中心机构直接受公司的领导，其主要任务和职责是负责公司各级各类档案资料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作。参达塑业，通过计算机网络系统实施联网，从而各种信息资源的联合共享，形成一个信息联合体。这样做符合现代企业精干、高效的原则，有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。

2.2机制创新的关键是高效。企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要，高效运行，创造最大的经济效益和社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新，要激活机体，坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换；提高办事效率，充分发挥人的聪明才智，让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。

3、提升档案管理的职能地位，推进档案精益化管理的实施精益化管理

若要在现代企业档案管理中落地，首先应需提升档案管理的职能地位，或者需要提高档案管理部门的组织影响力。这样，便能将精益化管理所追求的全员参与目标落实。企业管理层应向档案管理部门授予一定的绩效考核权限，进而对其他业务部门施加工作影响。再者，还需要在企业范围内塑造形成生产经营软实力的思想意识，通过对职工干部开展“软实力”培训，来促使他们重视企业档案管理的职能地位。此外，企业还需多措并举，如通过实施“三纳入”和“四同步”等手段把档案管理工作纳入到领导议事日程，纳入到企业规章制度和工作流程，纳入到企业职工的经济责任制和岗位责任制中，从而全面提升档案管理工作的重要性。 结束语

将精益化管理模式应用于档案管理的本质在于，需要提炼出该管理模式的主要思想和核心理念，使其成为完善和优化企业档案管理的方法论指导。本文针对目前档案管理工作中存在的不足，要从多方面入手，创新体制，创新观念，提升档案管理的职能地位等方面融入到企业档案管理工作中来，保证档案管理工作职

能和优势的发挥。 参考文献

[1]姜福宁.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].黑龙江史志,2018(09). [2]马金花.新形势下档案管理工作队伍的建设与完善策略[J].人力资源管理,2018(06).

[3]徐艳艳.新形势下如何加强企业档案管理工作[J].科技创新与应用,2018(11).