文件与资料管理办法

１概述

为了规范工程档案资料管理,建立完整的工程资料清册并运用于工程实际中，使工程资料达到系统、齐全、及时和完整，便于施工管理和质量控制，保证创国优工程、创国优资料目标的实现，特制订本管理办法。

2说明

资料按照现行《公路工程质量检验评定标准》的工程项目划分编制,项目最小划分到分项工程． 2.1质保资料

质保资料是工程施工前，能够证明施工中使用的产品是合格产品的资料。如设备开箱记录、产品出厂合格证、产品质量证明书、产品出厂检验或试验报告、产品生产许可证、材料和设备的入厂试验报告、钢材材质证明、焊接材料材质证明及基础资料等； ２。2过程控制记录

过程控制记录是工程施工作业过程中,为了证实施工工艺过程符合规定要求的记录。如设备或材料施工前检查记录、土建施工记录、材料的跟踪管理记录等等;

2.3试验与检验资料

试验与检验资料是按照规程或合同规定对工程（产品）或过程的结果进行检验或试验，以验证工程(产品)或过程是否合格的记录．如单位、分部、分项、分

段（验收批）工程验收记录、隐蔽工程验收记录、试验报告、竣工验收报告。 2.4工程与技术管理资料

工程与技术管理资料是按法规、规程和合同要求进行的工程管理和技术管理的文件、资料记录。如:监理文件、各种报审、开工报告、图纸会审等(此部分在监理工作程序中有专门表格）;施工组织设计、专业施工组织设计、作业指导书、技术交底、工程大事记、工程总结等； ２.5现场施工中发生的文件记录

条件发生的资料是不能确定在哪个具体分项工程中发生，但在单位工程中有可能要发生的资料。如:工程变更（包括材料代用）、工程联系单、协调/专题会议纪要、设备检查/维修处理记录。

3文件资料编制规定

3。1一般规定

３.1.1文件的编写一律采用70g、A4纸、激光打印，不能用复印件或普通色带打印件,以保证字迹的耐久性;表格内正文文字采用小四号宋体，单倍行距,标题为小2号宋体；签字应为碳素墨水或黑色签字笔，严禁用圆珠笔或铅笔书写，表格中的内容应该准确填写,不得涂改、刮改以及修改液涂抹，字迹工整、清晰可辨、妥善保管、确保归档资料的质量;

3。1。2文件书写格式应用横行排列，文件段落、章节编排按有关文件编写要求;汉字简化应符合国家颁发的有关规定;

3.1。3凡合同、协议、验收交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档,签字方不能

用副本或复印件归档；

3.1。4竣工移交技术资料中的外来文件,如:材质证、说明书、试验报告等,由负责部门审核,必须制成A4幅面；如果没有原件要加盖经销商或项目部印章后纳入资料中,以保证可追溯性。 ３。2封面设计规定

工程中形成的正式文件都要进行标准的封面设计,封面同样设置页眉，但无需添加页脚。具体要求如下： 3．2.1主标题规定

封面要求空四行（小二号宋体字）后,写入“道真高速公路TJ05标项目部”(小二号宋体字加粗),然后再空三行（小二号宋体字），居中写入主标准内容（主标题采用宋体小初号字加粗）； 3。2.2结尾签章规定

在编写结尾签章以及年月日时，同样要求按照标准格式进行，字体采用宋体小四号字加粗，要求右对齐写入公司名称,如“道真高速公路TJ05标项目部＂，下一行写入项目部名称,如“×××工程”，再下一行写入日期，如“ｘxｘｘ年xx月xx日”；公司名称和日期要求相对公司名称居中；

３．2。3在封面设计中有特殊要求,需要添加工程图片的执行如下规定: ①图片在主标题和结尾签章之间垂直居中; ②图片高度10cm、宽度１3.33cm； ③采用紧密型、水平居中版式. 3。3页面设置的规定

3.3。1采用标准A４纸纵向（A３横向）时的规定:上边距２５mｍ、下边距20mm、左边距２5mｍ、右边距15mm、页眉15mm、页脚１０mｍ、左端装订；

3.３．2页眉的标准格式详见本《管理办法》的页眉式样,在页眉的左端写入公司名称,右端写入项目部名称,要求页眉的字体采用宋体五号字;

3.３。３页脚采用统一标准格式“第 页 共 页”,采用标准宋体小五号字体。 3。4正文版面设置规定 ３.4.1主标题的规定

要求主标题采用标准宋体小二号字加粗,并且在文件的居中部位.一般不允许主标题的文字太长，要求最多不得超过16个字,如果标题超出规定的字数,可采用两行放置，但要求设计合理、美观; 3.4.2无表格正文内容的规定

①正文采用标准宋体四号字,字符间距采用标准100％，段落行距1.5倍标准（作业指导书以及与施工相关的措施可以采用标准宋体小四号字)；

②编排文本时,要求段落的开头文字空两个文字的距离,如果开头的文字需要写入序号时，就无需空格，在行首写入即可；

③正文中出现的大标题都要采用加粗字体，但字号无需加大,依旧采用标准宋体四号或小四号字.这样操作会使大标题起到显著的作用,以突出标题内容,让阅览者一目了然;

④在编排正文内容时,如果文件内容较多，需要编排若干页,要求编排满一页后再编排另一页,不要使得结尾空余部分过多,保证下边距离２0ｍｍ的距离位置。这里强调的目的是因为:在编排文件时，有时需要插入表格及图示，当表格、图示在一页之中不能完全放下需要在下一页接着编排时,有些打字员会把这一页空下，编辑到下一页,这样使得下边距空余的部位过大.如果出现类似现象时，要求在下一页编排表格时，把表头内容完全编排上，使阅览者能够清晰地查阅。在此强调,表格的左右尺寸边距要与文字相应对齐，不得超出规定的页边距范围

以外。

３。4。３正文内容中序号的规定

为了避免打字员在编排正文序号时个人习惯性现象的出现,如:有的人通常采用”1、\"式样的序号,有的采用”1。”的式样序号,我们按照《档案法》中文件序号的设计规定,序号排列应统一，在序号后无需加符号,可以空出一个字符的位置,一般性红头文件允许出现大写一、二、三……序号,但是在技术文件中不允许类似情况出现,必须均采用国际通用的数字序列编排，例如：“３.2。4”表示第三大项的第二子项中的第四小项,依此类推； 3.４。4正文中图片的设置规定

在编辑正文中如果需要插入图片,采用图片大小为高4５ｍm、宽60mm，四周型,右对齐,要求用文字对图片进行注释时,文字采用标准宋体五号字，这样与正文有一个明显的区别，使得图片内容更加醒目。 3。5表格的设置规定 3.5。1一般规定

在编辑表格过程中,要求表格的标题采用标准宋体小二号加粗字体,标题和表格之间的文字还是采用宋体小四号字,表格的上下左右边距同样遵照本管理办法中页面设置的规定，不得超出规定的范围内.表格内容一般采用标准宋体小四号字体、单倍行距;如果表格的行数、列数、具体的内容过多,可以特别处理,采用适应本表格的字号(必须是宋体); 3。5.２验评表填写规定

①质量检验评定表(包括施工技术记录)一律采用A4纸，必须使用标准电力表式(字体可以按照表式原样执行，但是页眉、页脚、页边距一定要按照上述规定执行),不足部分经监理单位认可后确定，所有典型表式必须是印制，不能复印;

②一般情况下表格线为黑色实线,粗细为1/2磅；

③表内“单位（子单位）工程名称”、“分部（子分部）工程名称”、“分项工程名称”要严格按照“项目划分表\"内容填写。单位、子单位、分部、子分部、分项、检验批的划分按照三方共同确认的“项目划分表”执行;

④空白栏均用“/＂代替(无论有几行，均划一道“/”);⑥ 验收结论、复（核）查意见、核定等级及签字均使用黑色签字笔(或碳素墨水）书写,且必须签日期，包括年、月、日;

⑦检验评定表不得出现半页纸内容,如出现则用空表格补足划一道“／＂。

4工程建设各单位档案管理的职责分工

4.1施工单位

４.1.1开工报告，工程技术交底、图纸会审纪要; 4．1．２施工组织设计、作业指导书、施工方案;

4.１．３原材料出厂证件、合格证、材料试验报告及使用记录； 4．1．４施工技术记录(含隐蔽工程验收记录及测量记录）; 4．1.5建设期间的工程联系单及设计变更单; ４．1．6有关质量检查验收资料； 4．1．7反映工程施工过程的声像材料; 4．1．８工程建设总结．

所有由施工单位负责提交的文件必须在工程移交后半年内，按照本管理办法及国家有关档案管理的要求整理装订、装盒，并编制移交清册后,同时提交一套相

应的软盘移交业主或建设行政档案管理部门. 4。2设计单位

4.2.1项目(工程)各设计阶段的设计文件、施工图清册; 4．２。2全部设计修改通知单; 4。2.3沉降观测文件；

4。2.4全套完整的竣工图，并切实执行竣工图编制的有关规定； 4.2.5工程设计总结。 4．３监理单位

4.３．1工程各阶段形成的工程检查记录、纪要、报告和结论意见; ４.3．2工程监理项目的监理文件及结论意见； ４．3.3监理工程师通知单及回复单；

4．3.4整理、装盒、编制移交清册，同时提交一套相应的软盘在工程移交后一个半月内移交业或建设行政档案管理部门；

4.3．５监理处各专业组负责人对施工单位的归档案卷实施审查,对归档文件的完整性、准确性负责，并在卷内备考表审核人栏签字; 4。3。6工程监理总结。 5 资料收发制度

5。1为防止资料遗失、丢失。也尽可能缩短施工资料签认的流程时间，各施工单位的验评资料及报审资料均自行送取．