一、项目背景
对于即将毕业的学子而言，七月是一个收获的季节，在这个美好的时刻，他们满载着几年的知识积累，勇敢而自信的走向社会，去追求他们的未来，去实现他们的理想、几年的学习生活，让毕业生们有了深厚的岭南情谊，为了表达学院对毕业生的祝福之情，同时也为了给毕业生们一个向母院表达感激之情的平台，学工部决定举办一场毕业晚会，并将该项目的筹备工作委托给我们项目小组，为此，我们用所学的项目管理的知识做了如下项目策划。
二、项目目标
总体目标：
晚会顺利进行并充分表达对毕业生的祝福时间目标：保证晚会前各项准备工作都按时完成成本目标：将晚会成本控制在赞助商提供的'赞助费之内。
效果目标：
让大家都快乐，有更多欢声笑语；让大家有感动，更珍惜岭南情谊。
三、活动主题
明天更美好
四、参加人员
文化产业管理学院10级所有学生
五、活动时间
20xx年6月20日18：00——21：30
六、进度管理
甘特图
网络图（局部）
项目里程碑
七、资源管理
资源使用图（局部）
责任矩阵图（d为主要负责，p为辅助）
八、费用管理本项目预计支出有以下几项：
（1）舞台公司费用：
4700元
①舞台搭建：3500元
②音效设备：700元
③现场布置（气球，鲜花，小型烟花）：500元
备注1：地点暂定为本校区内，无需场租费、
（2）节目费用：1300元
①主持人4套服装租用费用：600元
②主持人发型化妆费用：200元
③赞助各节目服装道具费共：500元
（3）宣传费用：500元
①横幅制作费用：50元
②海报制作费用：200元
③传单印发费用：200元
④邀请函印发费用：50元
（4）应急费用：500元综上，预计支出总计7000元
备注2：预计收入由预计赞助费组成，包括现金及等价物如发型化妆服务，气球横幅等布置现场用品，预计在7000元以上。
九、质量管理
我们认为最可能会出质量问题的环节可能有以下这几方面：
邀请：
1、学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚
2、联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏物资
准备：
1、采购数量不足。
2、物资质量不及格。
3、采购人员发生意外，物资不能及时到位。
宣传：
宣传品未及时制作出来并张贴派发。
舞台设置：
1、联系不到场地设备管理员。
2、舞台公司未能及时到位。
3、舞台设备临时发生意外晚会。
现场：
1、主持人由于意外未能及时到位。
2、演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接。
3、演出过程发生失误。
会后：
1、设备回收、物资清点、归位时发生混乱。
以下用鱼骨图展示导致质量问题发生的一些原因。
pdca质量控制：
项目质量控制是一个由事前控制、过程监控、检查对比和偏离处理等部分组成的主动控制闭环系统、我们可以通过pdca来实现这个系统：
1、plan：用质量目标表明确所要达到的质量要求
2、do：用监控记录表记录项目实施过程中的情况
3、check：用检查对比表来找出偏离目标的差异
4、act：采取措施纠偏。
各个具体活动的负责人，负责本活动高质量的完成，再由一个人对晚会所有活动进行检查跟进与协调，确保整个晚会项目高质量地完成、我们可以用简单的质量核对表来检查和核对某些必要的步骤是否已经付诸实施，从而实行对质量的。
十、沟通管理
（1）项目小组的沟通
沟通手段：
主要是电话沟通频率每周3次（必要的话随时）
为了确保每一项活动的按时按量完成，项目小组每个活动的负责人必须及时的把活动的进展情况向项目的负责人汇报，项目负责人及时的把相关信息通发布给各个信息需求者、这种轮式的的沟通方式能够快速的解决问题，并且确保了信息传递的准确性、针对这一方式可能难以提高成员的士气，这里成员间也可以相互的沟通，但前提是项目小组的负责人必须掌握活动的进展情况，不然项目就难以控制。
（2）赞助商的沟通
沟通手段：当面、电话沟通频率：
一星期两次
为了确保活动经费的准时到位，项目外联的负责人员必须与赞助商保持沟通，确认赞助商的宣传需求，以及将项目的需求情况及时通知给赞助商。
（3）与上级的沟通
沟通手段：电话、当面沟通频率：一星期两次
与校方的沟通需注意的是，必须准确将举办晚会这一申请，及时向上级提出，并尽快得到具体的回复、因此应采用双向沟通。向校方协商，把岭院的具体情况汇报给校方，例如具体的毕业完结时间，学生的准备时间等等、通过双方协调来尽早确定活动的举办时间，以便后面的工作展开。
（4）与晚会表演者的沟通
沟通手段：电话
当面沟通频率：
需要时项目负责人应及时的收集晚会表演者的需求信息，如服装，道具的租借情况等，并提前及时把晚会的安排信息向各位晚会表演者传达，如彩排时间，地点，节目次序和晚会的具体安排、如双方在需求和安排上有何变动应及时的通知对方。
（5）与学生的沟通
沟通手段：传单，横幅，海报沟通。
十一、风险管理
一、风险识别与评价
通过审视我们的wbs，我们认为风险主要来源于以下几个方面：注：风险危害评价1为最低，10为最高。
二、应对措施
三、补救措施
十二、采购管理
1、采购项目清单
2、备选单位清单
十三、应急措施：
（一）停电应急方案：
1、若晚会前停电，晚会最多推迟1小时即20：00举行。此间观众自由处理自己的时间。如果20：00仍未正常供电，则由主持人宣布晚会改天举办。
2、在晚会前半部分之间停电超过10分钟后，由主持人宣布晚会改天重新举行；在晚会后半部分之间停电超过十分钟后，由主持人宣布晚会闭幕。
3、停电期间，由文艺部负责演员的组织与服装道具的看管工作；由礼仪队负责领导及来宾的服务工作；由舞台组负责舞台、音箱设备、灯光设备的看管。
（二）节目应急方案
1、台上一个节目演出时，其后两个节目做好候场，前一节目由于各种原因无法按时演出时，下一节目即时跟进。
2、突发情况时，由机动组负责维持秩序。
（三）考虑天气情况。首先根据天气预报的情况以及10级毕业生返回校园的时间而定。要在晚会开始之前安排好工作人员负责哪些道具搬运，应该调动整个学生会的成员负责。
十四、附录
节目单：
1、开场舞（有激情，活力、动感）
2、歌曲独唱（校园十大歌手）
3、民族舞蹈（集体舞）
4、话剧（幽默有亮点）
5、歌曲（乐队表演或十大）
6、相声
7、游戏
8、师生合唱（教室节目）
9、古典舞
10、舞蹈（街舞）
11、小品（搞笑、调节现场气氛）
12、诗歌朗诵
13、主题曲演唱
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