第一，吸引注意力，将活动信息(文案)推送到目标受众的眼前，占据他们的视野和脑海，这就要靠宣传传播。目前咖啡馆的宣传平台包括：豆瓣，微博，QQ群，微信等几个主要的官方的平台，其实宣传推广专员应该自己掌握能够覆盖到自己活动的目标受众群体的宣传工具，而不是书友会的活动推广到喜欢咖啡的目标群体中去，这样的效果打折非常厉害。
第二，目标受众产生了兴趣，了解活动详细情况，活动本身有哪些亮点?哪些吸引点决定了关注者对活动本身的兴趣程度，包括奖品的吸引力、玩法的乐趣、活动内容是否能够吸引他们等。这些详细的情况不是活动主办者喜欢，目标受众就一定喜欢，要了解所针对的受众的兴趣!其实不管是大家觉得好玩，还是有奖品，到这一阶段，总有人感兴趣，有的人不感兴趣而离开。而我更觉得目前咖啡馆应该尝试大众化，更受欢迎，尽量能够降低成本的活动方案为佳，当然这不容易。
第三，活动的门槛会使想要参加的人进行权衡，从可能获得的收获，奖品等对比，而判断自己所付出的代价是否值得，如时间，精力，交通费用等等，这些都可以理解为机会成本。不同的门槛，对于不同的用户，所造成的阻力不同;门槛的形式表现为：活动的费用，报名的方式，交通的远近，活动内容的难度，文案的形式等。并不是说有门槛一定不好，一定程度上的门槛，起到了了对目标受众群体的质量筛选的作用;当然，我们总不希望筛选到最后是个0，所谓门槛，是活动策划的一个重要的部分。
第四，对于活动报名的参与者，活动的时间设置，也是一个门槛。例如工作日的活动和周末的活动能够来的人的质量和数量都是不一样的，活动的时间什么时间开始?什么时间结束?较短的时间，会给参与者紧迫感，而较长的时间，能保证更多的人参与进来;有的时候，会通过一些特别的方式体现时间的急迫性;例如控制发言时间等。
在每一个漏斗的过程中，都会有一些流失，一个好的活动策划人员;在策划一个活动的时候，就应该预估，根据活动每一个环节的影响，预估活动效果;并且能够分析出，哪一个环节会影响活动效果，应该如何改进或者弥补?如果活动效果不好，应该能准确的知道是哪一个环节出了问题。
一般来说，更准确和广泛、有效的受众覆盖、更高的吸引力，更低的门槛，更恰当的时间安排，就会有更多数量和比例的人参与。
对不同环节的调整，会实现不同的效果，例如提高门槛，参与的人就会少很多，但是，参与者会更加认同活动和产品，质量会上一个等级，这也是咖啡分享以后必经之路!这取决于活动所要达到的效果是什么?更多人参与?还是更有效的参与?还是更低的预算?还是……
总而言之，活动策划不是一个很简单的策划，必须考虑方方面面，从前到后，考虑清楚，以后的活动做起来就会很顺利!