法律分析：
解约函首先你就要通知当事人，如果当事人愿意把档案放在那里的话，那么你就可以把减员函放在档案袋，然后放在人事局。
法律依据：
《中华人民共和国劳动合同法》
第三十六条 用人单位与劳动者协商一致，可以解除劳动合同。
第三十七条 劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位，可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位，可以解除劳动合同。