数字编码的作用和意义如下：
1、归档整理方便，特别在电子管理系统中。
2、数字编码更容易进行管理，无论谁进行的编码都是一样，管理方便，人员无论怎么换，程序和事务不会乱。
3、从数字上能得到详细的对应信息，譬如年月日甚至时分秒、单位、部门、建档人等等。
4、熟悉数字编码后可以很快的定位文件所在。
5、数字编码可以防止泄密，不了解编码系统的人很难明白编码的意义，在浩瀚的数字中就像迷宫一样找不到所需要的信息。
数字编码是只采用数字和有关特殊字符来表示数据和指令的编码。对数字数据的数字编码是指将二进制0/1数字数据变换成具有一定极性、幅度、比特速率，跳变规则的方波波形（数字信号）。大多数数字编码采用位置表示法，即任何一个数字量都可以通过一些数字的和来表示。根据这些数字码在表示式中所处的不同位置，有不同的值。也就是说，每个不同的位置，都具有自己的“权”。十进制数据系统是人们最熟悉的数字系统，但是在数据转换和计算机处理中，使用十进制数据系统是很困难的，甚至是不现实的，这需要使用十个不同的电路状态分别表示十个数字符号。然而，可以采取许多方法使电路表示出两种不同的状态，于是，二进制数据系统得到了广泛的应用。